Der Thermobon im Handschuhfach ist im September nicht mehr lesbar — und mit ihm ist die Vorsteuer weg. belege.ai dreht die Reihenfolge um: Foto in den Telegram-Chat, ausgelesen, der Kartenbuchung zugeordnet. Tankkarten-Sammelrechnungen holt der Browser-Agent direkt aus dem Portal.
Tankbelege sammeln heißt in der Praxis: den Bon digitalisieren, solange er noch lesbar ist, und ihn der richtigen Zahlung zuordnen. Fast jede Tankquittung liegt unter 250 € brutto und ist damit eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV — sie braucht keinen Rechnungsempfänger, der Vorsteuerabzug bleibt trotzdem erhalten.
Drei Arten zu tanken
Du bekommst einen Thermobon. Fotografiere ihn direkt an der Tankstelle in den Telegram-Chat — belege.ai liest Datum, Betrag, Steuersatz, Liter und Tankstelle aus und ordnet ihn der Kartenbuchung zu, die ein bis zwei Tage später auftaucht.
Shell, Aral, DKV, UTA und Co. rechnen monatlich über eine Sammelrechnung ab. Sie liegt oft nur im Kundenportal. Der Browser-Agent meldet sich an, lädt sie herunter und ordnet sie der Sammelabbuchung zu.
Ladevorgänge werden über den jeweiligen Anbieter monatlich abgerechnet — meist per E-Mail oder im Kundenkonto. belege.ai holt die Abrechnung genauso wie jede andere Anbieterrechnung und ordnet sie der Abbuchung zu.
So funktioniert's
Foto in den Telegram-Chat, noch an der Tankstelle. belege.ai liest Datum, Bruttobetrag, Steuersatz, Liter und Tankstelle aus. Der Bon darf danach ruhig verblassen — die bildliche Wiedergabe ist zulässig, solange sie mit dem Original übereinstimmt und lesbar ist (§ 147 Abs. 2 AO).
Zwei Tage später erscheint die Kartenbuchung im Bankkonto. belege.ai verbindet Foto und Buchung über Betrag, Datum und Tankstelle — auch wenn die Autorisierung vom Buchungstag abweicht. Doppelt eingereichte Bons werden erkannt und nicht zweimal gezählt.
Für Tankkarten- und Ladeabrechnungen brauchst du gar nichts zu tun: Die Rechnung kommt per E-Mail oder wird per Portal-Login abgeholt, dann der monatlichen Sammelabbuchung zugeordnet und mit den Einzelbelegen zusammen abgelegt — DATEV-fertig für Lexware oder den Steuerberater.
So sieht's aus
Was auf dem Tankbeleg stehen muss
Bis 250 € brutto
Ein Rechnungsempfänger ist hier ausdrücklich nicht nötig — deshalb ist der normale Tankbon für den Vorsteuerabzug ausreichend, solange er lesbar bleibt.
Was nicht genügt
Der Kartenbeleg belegt die Zahlung, nicht die Leistung. Für den Vorsteuerabzug braucht es den Kassenbon der Tankstelle (§ 15 Abs. 1 UStG).
Allgemeine Hinweise nach bestem Wissen, keine Steuerberatung. Bei privat mitgenutzten Fahrzeugen hängt der Abzug zusätzlich von der gewählten Methode ab — Fahrtenbuch oder Ein-Prozent-Regelung. Das klärst du mit deinem Steuerberater.
FAQ
Bis 250 € brutto nicht. Dann handelt es sich um eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV, für die weder Name noch Anschrift des Leistungsempfängers verlangt werden. Nötig sind Name und Anschrift der Tankstelle, das Ausstellungsdatum, Menge und Art des Kraftstoffs sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit Steuersatz.
Wenn kein lesbares Bild existiert, hilft nur eine Zweitschrift der Tankstelle oder ein begründeter Eigenbeleg — der die Betriebsausgabe stützen kann, die Vorsteuer aber nicht rettet. Deshalb gilt die einfache Regel: den Thermobon direkt an der Zapfsäule fotografieren, nicht erst im nächsten Frühjahr.
Die bildliche Wiedergabe ist zulässig, wenn sie mit dem Original übereinstimmt und über die Aufbewahrungsfrist lesbar bleibt (§ 147 Abs. 2 AO). Genau deshalb ist das frühe Foto so wertvoll — es hält den Zustand fest, in dem der Bon noch lesbar war.
Als Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO, § 14b Abs. 1 UStG), gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO).
Tankkartenanbieter rechnen monatlich über eine Sammelrechnung ab, die oft nur im Kundenportal liegt. Der Browser-Agent meldet sich dort mit deinen einmal hinterlegten Zugangsdaten an, lädt die Rechnung herunter und ordnet sie der Sammelabbuchung zu. Eine 2FA bestätigst du mit einem Tap per Telegram.
Ja. Ladeabrechnungen kommen wie jede andere Anbieterrechnung — per E-Mail oder aus dem Kundenkonto. belege.ai holt sie automatisch und ordnet sie der Abbuchung zu.
Ja. Mehrfach eingereichte Belege werden als Duplikat erkannt und nicht doppelt gezählt — sonst stünde am Monatsende eine Ausgabe zu viel in der Liste.
Foto in den Chat, der Rest passiert automatisch: ausgelesen, der Kartenbuchung zugeordnet, revisionssicher abgelegt. Kostenlos starten, ohne Kreditkarte.
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