BranchenTransport & Logistik

Belege in Transport & Logistik – eine Buchung, hundert Positionen

Eine Maut-Abbuchung deckt einen ganzen Monat Fahrten ab, eine Tankkarten-Rechnung hunderte Betankungen: In der Logistik steht auf dem Konto selten das, was der Beleg zeigt. belege.ai holt die Abrechnung und schlüsselt sie auf.

Kostenlos starten So läuft ein Monat

10 gefundene Belege gratis · ohne Kreditkarte

Beispieldaten, Name und Beträge erfunden. Ausgangspunkt ist jede Buchung des Monats, nicht ein Upload.

belege.ai automatisiert die vorbereitende Buchführung für Speditionen sowie Transport- und Logistikunternehmen: Der Agent erkennt jede Abbuchung und beschafft die zugehörige Abrechnung – Maut-Aufstellungen, Monats-Sammelrechnungen von Tankkarten für Diesel und Ladestrom, Werkstatt-, Reifen- und Ersatzteilrechnungen, Frachtbörsen- und Telematik-Abos. Sammelrechnungen werden je Position der richtigen Buchung zugeordnet, statt als eine Zahl stehen zu bleiben. Beleglose Buchungen wie Kfz-Steuer, Versicherung und Berufsgenossenschaft erkennt der Agent als solche. Am Monatsende steht ein DATEV-fertiges Paket für die Kanzlei.

Kommt dir das bekannt vor?

So sieht der Monatsabschluss ohne Agent aus – Beleg für Beleg von Hand.

  • Eine Maut-Abbuchung, ein ganzer Monat Fahrten: Die Aufstellung liegt im Portal, auf dem Konto steht nur die Summe
  • Tankkarten-Sammelrechnungen mit hunderten Positionen über mehrere Fahrzeuge und Fahrer
  • Werkstatt, Reifen, Ersatzteile und Prüfungen verteilt über Postfach, Portal und Papier
  • Frachtbörsen-, Telematik- und Fahrtenschreiber-Abos, deren Rechnungen still im jeweiligen Portal liegen
  • Auftraggeber rechnen per Gutschrift ab, Zahlungen kommen gesammelt und um Abzüge gekürzt
  • Kfz-Steuer, Versicherung und Berufsgenossenschaft laufen ab, ohne dass je eine Rechnung kommt

Was der Agent dir abnimmt

Er arbeitet von deinen Bankbuchungen aus und meldet sich per Telegram nur, wenn er selbst nicht weiterkommt.

  • Sammelrechnungen aufgeschlüsselt

    Monats-Sammelrechnungen von Tankkarten und Mautanbietern werden geholt und je Position der passenden Buchung zugeordnet – nicht als eine Zahl abgeheftet.

  • Portale mit Login

    Maut-, Flotten- und Frachtbörsenportale erreicht der Browser-Agent mit einem einmal hinterlegten Login; du kannst live zusehen, 2FA bestätigst du per Telegram-Tap.

  • Diesel und Ladestrom gemeinsam

    Tank- und Ladebelege laufen im selben Konto zusammen, egal ob sie per E-Mail kommen oder nur in einem Ladeportal liegen.

  • Beleglose Buchungen erkannt

    Kfz-Steuer, Versicherungsbeiträge, Berufsgenossenschaft und Leasingraten erkennt der Agent als beleglos – einmal angelernt, hakt er sie automatisch ab, statt sie als offen anzuzeigen.

  • Monats-ZIP für die Kanzlei

    CSV mit Buchungen plus alle PDFs, DATEV-ready, per login-freiem Link – die Kanzlei braucht kein eigenes Konto.

Beispiel-Chat zur offenen Buchung aus dem Monat oben

So läuft ein Monat mit belege.ai

Einmal verbinden, dann arbeitet der Agent jede Buchung ab – du bestätigst nur noch, was er nicht selbst klären kann.

  1. 1

    Konto und Postfach verbinden

    Geschäftskonto per Open Banking oder CSV, dazu Gmail, Outlook oder IMAP. Lexware Office oder sevDesk kommen auf Wunsch dazu.

  2. 2

    Der Agent arbeitet jede Buchung ab

    Er sucht den Beleg im Postfach, holt ihn per Browser-Agent aus dem Portal oder fragt per Telegram – nur, wenn er selbst nicht weiterkommt.

  3. 3

    Die Kanzlei bekommt den Monat

    DATEV-fertig als Monats-ZIP per login-freiem Link oder direkt übertragen in deine Buchhaltung.

Funktioniert mit dem, was du schon nutzt

Die Listen sind Beispiele – der Agent geht von deinen Bankbuchungen aus, egal bei welchem Anbieter der Beleg liegt.

Tankkarten & Kraftstoff

  • DKV Mobility
  • UTA
  • Aral
  • Shell
  • Esso
  • TotalEnergies
  • JET

Ladestrom – Browser-Agent

  • EnBW mobility+
  • IONITY
  • Shell Recharge
  • Allego
  • Elli (Volkswagen)

Portale mit Login – Browser-Agent

  • Toll Collect
  • Flottenportale
  • Frachtbörsen

Banken & Karten

  • Sparkasse
  • Volksbank
  • ING
  • Qonto
  • American Express
  • jede weitere per CSV

E-Mail-Postfächer

  • Gmail
  • Outlook / Microsoft 365
  • IMAP

Buchhaltung – Import & Export

  • Lexware Office
  • sevDesk
  • DATEV

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Häufige Fragen

Wie geht ihr mit Maut- und Tankkarten-Sammelrechnungen um?

Die Abbuchung auf dem Konto wird der zugehörigen Monatsabrechnung zugeordnet; die Abrechnung wird als Beleg abgelegt und je Position aufgeschlüsselt, sodass sich einzelne Fahrten und Betankungen zurückverfolgen lassen.

Wir fahren teils elektrisch – kommen Ladebelege auch mit?

Ja. Ladebelege liegen fast immer nur im jeweiligen Ladeportal; dort meldet sich der Browser-Agent an und holt sie. Diesel- und Ladekosten landen zusammen im selben Monats-Paket.

Ersetzt belege.ai unser Transport-Management-System?

Nein. TMS, Telematik und Fahrtenschreiber bleiben, wie sie sind. belege.ai liefert die fehlenden Belege zu den Bankbewegungen und das DATEV-fertige Monats-Paket für die Kanzlei.

Sieht der Agent dauerhaft unser Postfach ein?

Standardmäßig ja, einmal täglich: Eine KI prüft neue E-Mails mit PDF-Anhang und übernimmt Rechnungen, Quittungen und Gutschriften. Zusätzlich sucht der Agent gezielt, wenn zu einer konkreten Buchung ein Beleg fehlt. Pro Postfach lässt sich der tägliche Check abschalten; dann sucht der Agent nur noch zu offenen Buchungen. Mit der Mac-App geht es auch ganz lokal: Gmail wird direkt auf dem Mac verbunden, Apple Intelligence erkennt Rechnungen auf dem Gerät (macOS 26), und nur die gefundenen Rechnungen werden hochgeladen.

Was kostet belege.ai?

Jedes Konto startet kostenlos, ohne Kreditkarte. Danach 19 €/Monat (Essential, 40 Belege), 39 €/Monat (Plus, 60 Belege), 59 €/Monat (Growth, 100 Belege), 99 €/Monat (Professional, 200 Belege) oder 199 €/Monat (Advanced, 500 Belege) statt pro Nutzer.

Bereit in 2 Minuten

Starte mit einem kostenlosen Konto – ohne Kreditkarte. Der Agent zeigt dir sofort, wo in deinem Geschäft Belege fehlen.

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