Du hast eingereicht, was du hattest — und bekommst es zurück: „Das ist keine Rechnung“. In neun von zehn Fällen liegt es an einem von sieben Gründen. Hier stehen sie, mit dem, was jeweils stattdessen gebraucht wird — und wie belege.ai das richtige Dokument nachholt.
Ein Beleg wird vom Steuerberater abgelehnt, wenn er den Vorsteuerabzug oder die Betriebsausgabe nicht trägt. Der häufigste Grund ist gar kein Formfehler, sondern die falsche Dokumentart: eingereicht wird ein Zahlungsnachweis — Kontoauszug, Kartenbeleg, PayPal-Bestätigung —, gebraucht wird die Rechnung des Händlers.
Die sieben Gründe
Kontoauszug, Kartenbeleg, PayPal- oder Klarna-Bestätigung beweisen, dass gezahlt wurde — nicht, wofür. Gebraucht wird die Rechnung des Händlers. Der Zahlungsnachweis ist Ergänzung, nie Ersatz.
Steht dein Privatname statt der Firma auf der Rechnung, ist der Vorsteuerabzug in Gefahr. Bei vielen Anbietern lässt sich das Rechnungsprofil nachträglich korrigieren und die Rechnung neu ausstellen.
§ 14 Abs. 4 UStG verlangt unter anderem vollständige Namen und Anschriften beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt sowie Entgelt und Steuerbetrag. Bis 250 € brutto genügt die kurze Liste des § 33 UStDV.
Bestellbestätigung, Auftragsbestätigung, Lieferschein oder Versandbenachrichtigung sehen aus wie Rechnungen, sind aber keine. In vielen Shops liegt die echte Rechnung an anderer Stelle im Kundenkonto — oft erst nach dem Versand.
Der verblasste Thermobon und das schief fotografierte Ende der Quittung. Eine bildliche Wiedergabe ist zulässig, muss aber mit dem Original übereinstimmen und lesbar bleiben (§ 147 Abs. 2 AO) — das schließt den halb abgeschnittenen Betrag aus.
Bei Geschäftsessen verlangt § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG Angaben zu Ort, Tag, Teilnehmern und Anlass. Die reine Restaurantrechnung reicht nicht — sie muss um diese Angaben ergänzt werden.
Derselbe Beleg zweimal eingereicht, oder ein Beleg ohne erkennbare Buchung dahinter. Beides kostet die Kanzlei Rückfragen — und kommt deshalb zurück.
Der häufigste Fall
Wird abgelehnt
Wird gebraucht
Allgemeine Hinweise nach bestem Wissen, keine Steuerberatung. Ob ein Dokument im Einzelfall genügt, entscheidet deine Kanzlei — und im Zweifel die Betriebsprüfung.
So löst belege.ai das
Was deine Kanzlei zurückgeschickt hat, landet als offene Buchung in belege.ai — mit Betrag, Datum und Gegenseite aus dem Bankkonto. Du musst die Liste nicht abtippen, die Buchungen sind ohnehin schon da.
Statt den Zahlungsnachweis erneut einzureichen, sucht der Agent die echte Rechnung: im verbundenen Postfach, per Login im Kundenkonto des Anbieters oder — wenn nötig — durch eine Nachforderung beim Lieferanten, die du vor dem Versand freigibst.
Der beschaffte Beleg wird der Buchung zugeordnet und abgelegt. Die Kanzlei bekommt ihn als Monats-Paket, DATEV-Export oder über einen login-freien Link — mit der Zahlung daneben, damit keine zweite Rückfrage entsteht.
So sieht's aus
FAQ
Weil er nur belegt, dass gezahlt wurde, nicht wofür. Für den Vorsteuerabzug braucht es eine Rechnung des Leistenden mit Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt und Steuerausweis (§ 15 Abs. 1, § 14 Abs. 4 UStG). Der Kontoauszug ergänzt sie als Zahlungsnachweis, ersetzt sie aber nicht.
Nein. Der Zahlungsdienst bestätigt den Geldfluss; die Rechnung stellt der Händler aus. Für die Buchhaltung brauchst du das Händlerdokument. belege.ai geht bei einer PayPal-Abbuchung deshalb weiter zum eigentlichen Verkäufer, statt bei der Zahlungsbestätigung stehen zu bleiben.
§ 14 Abs. 4 UStG verlangt unter anderem vollständige Namen und Anschriften von Leistendem und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden, Ausstellungsdatum, eine einmalig vergebene fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, den Leistungszeitpunkt sowie das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt mit Steuersatz und Steuerbetrag. Bis 250 € brutto genügt die verkürzte Liste des § 33 UStDV.
Nicht zwangsläufig, aber der Vorsteuerabzug ist gefährdet, weil der Leistungsempfänger korrekt bezeichnet sein muss. Der saubere Weg ist eine berichtigte Rechnung vom Anbieter. Bei den meisten Portalen lässt sich das Rechnungsprofil auf die Firma umstellen und das Dokument neu erzeugen — belege.ai kann sich dafür einloggen.
Ein Scan oder Foto ist zulässig, solange es mit dem Original bildlich übereinstimmt und lesbar ist (§ 147 Abs. 2 AO). Deshalb gilt: Thermobelege sofort abfotografieren, nicht erst im nächsten Frühjahr. Ist der Bon schon unlesbar, hilft nur eine Zweitschrift vom Händler oder ein begründeter Eigenbeleg.
Anlass und Teilnehmer. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG verlangt Angaben zu Ort, Tag, Teilnehmern und Anlass der Bewirtung. belege.ai erkennt die Restaurantzahlung, fragt genau diese Angaben per Telegram ab und macht daraus einen vollständigen Bewirtungsbeleg.
Dann bleibt der Eigenbeleg — mit Empfänger, Anlass, Datum, Betrag und der Begründung, warum kein Fremdbeleg vorliegt. Er kann die Betriebsausgabe stützen, nicht aber die Vorsteuer. belege.ai bereitet ihn erst vor, wenn die Suche nach dem Original erfolglos war.
belege.ai holt das Originaldokument statt der Zahlungsbestätigung — und merkt selbst, wenn eine Pflichtangabe fehlt. Kostenlos starten, ohne Kreditkarte.
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