BranchenDJs & Musiker

Belege zwischen zwei Gigs – GEMA, Technik, Auslandsgage

Die Gage kommt netto aufs Konto, die GEMA-Abrechnung liegt im Mitgliederportal, die Technik ist pro Termin gemietet und der Parkhausbon steckt im Rucksack: belege.ai sammelt die Belege ein und ordnet sie der Bankbuchung zu.

Kostenlos starten So läuft ein Monat

10 gefundene Belege gratis · ohne Kreditkarte

Beispieldaten, Name und Beträge erfunden. Ausgangspunkt ist jede Buchung des Monats, nicht ein Upload.

belege.ai automatisiert die vorbereitende Buchführung für DJs, Musikerinnen und Musiker: Der Agent geht von den Bewegungen auf deinem Konto aus und beschafft den passenden Beleg – Abrechnungen der Verwertungsgesellschaft und der Vertriebsplattform aus dem jeweiligen Portal, Rechnungen für Technikmiete, Instrumente und Software-Abos aus dem Postfach, Belege für Bahn, Mietwagen und Hotel rund um den Auftritt. Kommt eine Auslandsgage gekürzt an, weil der Veranstalter Quellensteuer einbehalten hat, wird der Netto-Eingang der Buchung zugeordnet und die Abrechnung als Beleg dazu beschafft; ob und wie die ausländische Steuer angerechnet wird, entscheidet deine Steuerkanzlei. Papierquittungen vom Gig fotografierst du in den Telegram-Chat, Fahrten werden zur Reisekostenabrechnung, und am Monatsende steht ein DATEV-fertiges Paket.

Kommt dir das bekannt vor?

So sieht der Monatsabschluss ohne Agent aus – Beleg für Beleg von Hand.

  • Die Gage kommt netto aufs Konto – was der Veranstalter abgezogen hat, steht in einer Abrechnung, die du nie bekommen hast
  • Bei Auftritten im Ausland behält der Veranstalter Quellensteuer ein; ohne Bescheinigung fehlt der Beleg, der die Differenz erklärt
  • Abrechnungen der Verwertungsgesellschaft liegen im Mitgliederportal statt im Postfach
  • Technik ist halb gekauft, halb gemietet – Mietrechnungen kommen pro Termin und gehen im Postfach unter
  • Bahn, Maut, Parkhaus, Hotel: Belege, die unterwegs entstehen und im Rucksack bleiben
  • Software-, Sample- und Vertriebs-Abos buchen monatlich ab, ohne dass eine Rechnung ankommt
  • Die Künstlersozialkasse will bis zum 1. Dezember eine Schätzung deines Arbeitseinkommens fürs kommende Jahr

Was der Agent dir abnimmt

Er arbeitet von deinen Bankbuchungen aus und meldet sich per Telegram nur, wenn er selbst nicht weiterkommt.

  • Portalabrechnungen automatisch

    Liegt die Abrechnung der Verwertungsgesellschaft oder der Vertriebsplattform hinter einem Login, meldet sich der Browser-Agent mit einem einmal hinterlegten Zugang an und lädt sie – 2FA bestätigst du per Telegram-Tap.

  • Auslandsgage nachvollziehbar

    Der gekürzte Zahlungseingang wird der Buchung zugeordnet und die Abrechnung des Veranstalters als Beleg beschafft, damit die einbehaltene Quellensteuer nicht als unerklärte Differenz stehen bleibt.

  • Technikmiete je Termin

    Rechnungen für Licht, Ton, Backline und Transport findet der Agent im Postfach und hängt sie an die passende Abbuchung – auch wenn sie erst Wochen nach dem Auftritt kommen.

  • Belege vom Gig per Foto

    Parkhaus, Taxi, Verpflegung: Bon fotografieren und in den Telegram-Chat schicken – Betrag, Datum und Händler liest der Agent aus und ordnet den Beleg zu, auch Tage später.

  • Reisekosten nebenbei

    Fahrten zu Auftritten beschreibst du im Chat oder leitest Buchungsbestätigungen weiter – die Abrechnung mit Verpflegungsmehraufwand entsteht daraus automatisch.

Beispiel-Chat zur offenen Buchung aus dem Monat oben

So läuft ein Monat mit belege.ai

Einmal verbinden, dann arbeitet der Agent jede Buchung ab – du bestätigst nur noch, was er nicht selbst klären kann.

  1. 1

    Konto und Postfach verbinden

    Geschäftskonto per Open Banking oder CSV, dazu Gmail, Outlook oder IMAP. Lexware Office oder sevDesk kommen auf Wunsch dazu.

  2. 2

    Der Agent arbeitet jede Buchung ab

    Er sucht den Beleg im Postfach, holt ihn per Browser-Agent aus dem Portal oder fragt per Telegram – nur, wenn er selbst nicht weiterkommt.

  3. 3

    Die Kanzlei bekommt den Monat

    DATEV-fertig als Monats-ZIP per login-freiem Link oder direkt übertragen in deine Buchhaltung.

Funktioniert mit dem, was du schon nutzt

Die Listen sind Beispiele – der Agent geht von deinen Bankbuchungen aus, egal bei welchem Anbieter der Beleg liegt.

Verwertung & Vertrieb – Browser-Agent

  • GEMA
  • DistroKid
  • Bandcamp
  • Spotify

Instrumente, Technik & Software

  • Thomann
  • Adam Hall
  • Ableton
  • Splice
  • Adobe

Reise & Mobilität

  • Deutsche Bahn
  • FlixBus
  • SIXT
  • Europcar
  • Booking.com
  • Airbnb

Banken, Karten & Zahlung

  • Sparkasse
  • Volksbank
  • ING
  • N26
  • PayPal
  • Stripe
  • jede weitere per CSV

E-Mail-Postfächer

  • Gmail
  • Outlook / Microsoft 365
  • IMAP

Buchhaltung – Import & Export

  • Lexware Office
  • sevDesk
  • DATEV

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Häufige Fragen

Bekommt ihr die GEMA-Abrechnung aus dem Portal?

Liegt sie hinter einem Login, hinterlegst du die Zugangsdaten einmal – der Browser-Agent meldet sich an, lädt die Abrechnung und ordnet sie der Bankbuchung zu. Du kannst live zusehen, 2FA bestätigst du per Telegram-Tap. Auch Portale, die wir noch nicht kennen, arbeitet der Agent selbst durch.

Bei Auslandsauftritten wird Quellensteuer einbehalten – hilft das?

belege.ai ordnet den Netto-Eingang der Buchung zu und beschafft die Abrechnung des Veranstalters als Beleg, damit die Differenz zur vereinbarten Gage dokumentiert ist. Ob und in welcher Höhe die im Ausland einbehaltene Steuer auf deine deutsche Steuer angerechnet wird, entscheidet deine Steuerkanzlei.

Erledigt belege.ai meine Meldung an die Künstlersozialkasse?

Nein. Die Meldung deines voraussichtlichen Arbeitseinkommens bis zum 1. Dezember gibst du selbst ab. belege.ai sorgt dafür, dass Einnahmen und Ausgaben lückenlos belegt sind – damit die Schätzung auf echten Zahlen beruht statt auf einem Gefühl.

Ich buche selbst andere Musiker – was ist mit der Künstlersozialabgabe?

Wer künstlerische oder publizistische Leistungen einkauft, zahlt darauf die Künstlersozialabgabe (§ 24 KSVG). belege.ai sorgt dafür, dass zu jedem gezahlten Honorar der Beleg vorliegt; die Meldung an die Künstlersozialkasse machst du bzw. deine Steuerkanzlei.

Was kostet belege.ai?

Jedes Konto startet kostenlos, ohne Kreditkarte. Danach 19 €/Monat (Essential, 40 Belege), 39 €/Monat (Plus, 60 Belege), 59 €/Monat (Growth, 100 Belege), 99 €/Monat (Professional, 200 Belege) oder 199 €/Monat (Advanced, 500 Belege) statt pro Nutzer.

Bereit in 2 Minuten

Starte mit einem kostenlosen Konto – ohne Kreditkarte. Der Agent zeigt dir sofort, wo in deinem Geschäft Belege fehlen.

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