BranchenKurier- & Lieferdienste

Belege im Kurierdienst – zwischen Tour und Tankstelle

Deine Einnahmen kommen als Gutschrift des Auftraggebers, deine Kosten als Bon von der Tankstelle: Im Kurierdienst entstehen Belege unterwegs – und bleiben dort auch. belege.ai sammelt sie ein und ordnet sie der Bankbuchung zu.

Kostenlos starten So läuft ein Monat

10 gefundene Belege gratis · ohne Kreditkarte

Beispieldaten, Name und Beträge erfunden. Ausgangspunkt ist jede Buchung des Monats, nicht ein Upload.

belege.ai automatisiert die Belegarbeit für Kurier-, Express- und Lieferdienste: Der Agent erkennt jede Buchung auf dem Geschäftskonto und beschafft den passenden Beleg – Tankquittungen und Tankkarten-Sammelrechnungen, Fahrzeugmiete, Reifen und Werkstatt, Scanner- und Systemgebühren des Auftraggebers. Rechnet der Auftraggeber im Gutschriftverfahren ab, wird die Abrechnung der Gutschrift auf dem Konto zugeordnet; liegt sie im Subunternehmerportal, holt sie der Browser-Agent. Papierbons fotografierst du im Telegram-Chat. Am Monatsende steht ein DATEV-fertiges Paket für die Kanzlei.

Kommt dir das bekannt vor?

So sieht der Monatsabschluss ohne Agent aus – Beleg für Beleg von Hand.

  • Der Auftraggeber rechnet per Gutschrift ab – zur Zahlung auf dem Konto fehlt trotzdem das Abrechnungsdokument
  • Abzüge für Scannermiete, Systemgebühr, Versicherung oder Schadensfälle mindern die Gutschrift, ohne dass die Aufstellung im Postfach liegt
  • Tankquittungen von mehreren Fahrzeugen und Fahrern, die im Transporter liegen bleiben
  • Fahrzeugmiete, Leasing, Reifen, Waschanlage und Werkstatt: viele kleine Rechnungen aus vielen Quellen
  • Bußgelder und Parkverstöße gehen vom Konto ab und müssen trotzdem belegt und erklärt werden
  • Abrechnungen der Paketdienstleister liegen im Geschäftskundenportal statt im Postfach

Was der Agent dir abnimmt

Er arbeitet von deinen Bankbuchungen aus und meldet sich per Telegram nur, wenn er selbst nicht weiterkommt.

  • Gutschriften richtig zugeordnet

    Rechnet der Auftraggeber im Gutschriftverfahren ab, ordnet der Agent die Abrechnung der Gutschrift auf dem Konto zu – auch wenn Abzüge den Betrag verändern und der Eingang nicht auf den Cent passt.

  • Tank- und Fahrzeugbelege automatisch

    Tankquittungen und Tankkarten-Sammelrechnungen holt der Agent aus dem Postfach und schlüsselt die Monatsrechnung je Betankung auf; Werkstatt- und Mietrechnungen kommen aus Postfach oder Portal.

  • Portale mit Login

    Liegt die Abrechnung im Geschäftskunden- oder Subunternehmerportal, meldet sich der Browser-Agent an und lädt sie – 2FA bestätigst du per Telegram-Tap.

  • Bon fotografieren, fertig

    Papierquittungen aus dem Fahrzeug schickst du als Foto in den Telegram-Chat; der Agent liest sie aus und hängt sie an die passende Abbuchung.

  • Monats-ZIP für die Kanzlei

    CSV mit Buchungen plus alle PDFs, DATEV-ready, per login-freiem Link – die Kanzlei braucht kein eigenes Konto.

Beispiel-Chat zur offenen Buchung aus dem Monat oben

So läuft ein Monat mit belege.ai

Einmal verbinden, dann arbeitet der Agent jede Buchung ab – du bestätigst nur noch, was er nicht selbst klären kann.

  1. 1

    Konto und Postfach verbinden

    Geschäftskonto per Open Banking oder CSV, dazu Gmail, Outlook oder IMAP. Lexware Office oder sevDesk kommen auf Wunsch dazu.

  2. 2

    Der Agent arbeitet jede Buchung ab

    Er sucht den Beleg im Postfach, holt ihn per Browser-Agent aus dem Portal oder fragt per Telegram – nur, wenn er selbst nicht weiterkommt.

  3. 3

    Die Kanzlei bekommt den Monat

    DATEV-fertig als Monats-ZIP per login-freiem Link oder direkt übertragen in deine Buchhaltung.

Funktioniert mit dem, was du schon nutzt

Die Listen sind Beispiele – der Agent geht von deinen Bankbuchungen aus, egal bei welchem Anbieter der Beleg liegt.

Tanken & Tankkarten

  • Aral
  • Shell
  • Esso
  • JET
  • TotalEnergies
  • DKV Mobility
  • UTA

Paket- & Logistikportale – Browser-Agent

  • DHL
  • DPD
  • GLS
  • UPS
  • Hermes

Banken & Karten

  • Sparkasse
  • Volksbank
  • ING
  • N26
  • American Express
  • jede weitere per CSV

E-Mail-Postfächer

  • Gmail
  • Outlook / Microsoft 365
  • IMAP

Buchhaltung – Import & Export

  • Lexware Office
  • sevDesk
  • DATEV

Alle Integrationen ansehen

Häufige Fragen

Wir bekommen Gutschriften statt Rechnungen – kommt belege.ai damit klar?

Ja. Der Agent geht von der Zahlung auf dem Konto aus und sucht das zugehörige Abrechnungsdokument – ob es Rechnung, Gutschrift oder Abrechnungsbeleg heißt. Weicht der Zahlungseingang wegen Abzügen vom Abrechnungsbetrag ab, wird die Differenz dokumentiert statt verschluckt.

Können mehrere Fahrer Belege einschicken?

Ja. Belege kommen per Telegram-Foto, per Weiterleitung an die eigene name@belege.ai-Adresse oder als Stapel-Upload – der Agent sortiert sie und ordnet sie den Buchungen zu.

Was passiert mit Bußgeldern und Knöllchen?

Sie tauchen als Buchung auf und bekommen ihren Nachweis, damit die Zahlung erklärt ist. Ob eine Ausgabe steuerlich abziehbar ist – Bußgelder sind es in der Regel nicht –, entscheidet deine Buchhaltung bzw. deine Kanzlei.

Funktioniert das neben Lexware Office oder sevDesk?

Ja. belege.ai ersetzt kein Buchhaltungsprogramm, sondern liefert die Belege davor: Transaktionen können aus dem bestehenden System kommen, gefundene Belege gehen als DATEV-fertiges Monats-Paket an die Kanzlei.

Was kostet belege.ai?

Jedes Konto startet kostenlos, ohne Kreditkarte. Danach 19 €/Monat (Essential, 40 Belege), 39 €/Monat (Plus, 60 Belege), 59 €/Monat (Growth, 100 Belege), 99 €/Monat (Professional, 200 Belege) oder 199 €/Monat (Advanced, 500 Belege) statt pro Nutzer.

Bereit in 2 Minuten

Starte mit einem kostenlosen Konto – ohne Kreditkarte. Der Agent zeigt dir sofort, wo in deinem Geschäft Belege fehlen.

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