BranchenPhysiotherapie & Heilmittelpraxen

Belege in der Physiopraxis – Abrechnungsstelle, Material, Fortbildung

Die Abrechnungsstelle zahlt gesammelt und abzüglich ihrer Gebühr aus, Material kommt von mehreren Fachhändlern, Fortbildungen kosten vierstellig: belege.ai sorgt dafür, dass zu jeder Buchung der Beleg vorliegt.

Kostenlos starten So läuft ein Monat

10 gefundene Belege gratis · ohne Kreditkarte

Beispieldaten, Name und Beträge erfunden. Ausgangspunkt ist jede Buchung des Monats, nicht ein Upload.

belege.ai automatisiert die vorbereitende Buchführung für Physiotherapie- und Heilmittelpraxen: Der Agent erkennt jede Buchung auf dem Geschäftskonto und beschafft den passenden Beleg – Abrechnungen der Abrechnungsstelle zu den Sammel-Auszahlungen, Rechnungen für Tape, Öl, Therapiebänder und Hygieneartikel, Anschaffungs- und Leasingbelege für Liegen und Geräte, Praxissoftware-Abos und Fortbildungsrechnungen. Weil Heilbehandlungen nach § 4 Nr. 14 UStG regelmäßig umsatzsteuerfrei sind, entfällt für die zugehörigen Eingangsleistungen der Vorsteuerabzug – Betriebsausgabe bleibt die Ausgabe trotzdem nur mit Beleg. Am Monatsende steht ein DATEV-fertiges Paket für die Kanzlei.

Kommt dir das bekannt vor?

So sieht der Monatsabschluss ohne Agent aus – Beleg für Beleg von Hand.

  • Die Abrechnungsstelle zahlt gesammelt aus, abzüglich ihrer Gebühr – Zahlungseingang und Rechnungssumme stimmen nie überein
  • Absetzungen und Nachberechnungen verändern den Auszahlungsbetrag Wochen später
  • Material für Tape, Öl, Therapiebänder und Hygiene kommt von mehreren Fachhändlern
  • Therapieliegen und Geräte sind finanziert oder geleast – die Rate läuft, die Rechnung liegt im Ordner von vorletztem Jahr
  • Praxissoftware, Terminerinnerung und Abrechnungssoftware buchen monatlich ab
  • Fortbildungen wie Manuelle Therapie oder Lymphdrainage sind teuer – und die Rechnung darf am Jahresende nicht fehlen

Was der Agent dir abnimmt

Er arbeitet von deinen Bankbuchungen aus und meldet sich per Telegram nur, wenn er selbst nicht weiterkommt.

  • Auszahlungen der Abrechnungsstelle zugeordnet

    Die Sammel-Auszahlung auf dem Konto wird der Bankbuchung zugeordnet und die zugehörige Abrechnung als Beleg beschafft, damit sich Gebühren und Absetzungen zurückverfolgen lassen.

  • Material- und Geräterechnungen

    Rechnungen von Fachhändlern findet der Agent im Postfach oder holt sie per Browser-Agent aus dem Bestellportal; Geräterechnungen stehen für die Abschreibung bereit.

  • Fortbildungsbelege vollständig

    Rechnungen für Kurse und Fortbildungen werden der Zahlung zugeordnet; fehlt eine, sucht der Agent gezielt danach, statt sie erst beim Jahresabschluss zu vermissen.

  • Belege auch ohne Vorsteuerabzug

    Sind deine Heilbehandlungen nach § 4 Nr. 14 UStG umsatzsteuerfrei, entfällt der Vorsteuerabzug für die zugehörigen Eingangsleistungen – Betriebsausgabe bleibt die Ausgabe aber nur mit Beleg. Genau darum kümmert sich der Agent.

  • Monats-ZIP für die Kanzlei

    CSV mit Buchungen plus alle PDFs, DATEV-ready, per login-freiem Link – die Kanzlei braucht kein eigenes Konto.

Beispiel-Chat zur offenen Buchung aus dem Monat oben

So läuft ein Monat mit belege.ai

Einmal verbinden, dann arbeitet der Agent jede Buchung ab – du bestätigst nur noch, was er nicht selbst klären kann.

  1. 1

    Konto und Postfach verbinden

    Geschäftskonto per Open Banking oder CSV, dazu Gmail, Outlook oder IMAP. Lexware Office oder sevDesk kommen auf Wunsch dazu.

  2. 2

    Der Agent arbeitet jede Buchung ab

    Er sucht den Beleg im Postfach, holt ihn per Browser-Agent aus dem Portal oder fragt per Telegram – nur, wenn er selbst nicht weiterkommt.

  3. 3

    Die Kanzlei bekommt den Monat

    DATEV-fertig als Monats-ZIP per login-freiem Link oder direkt übertragen in deine Buchhaltung.

Funktioniert mit dem, was du schon nutzt

Die Listen sind Beispiele – der Agent geht von deinen Bankbuchungen aus, egal bei welchem Anbieter der Beleg liegt.

Portale mit Login – Browser-Agent

  • Abrechnungsstellen für Heilmittel
  • Praxisbedarf-Händler
  • Praxissoftware-Portale

Zahlung & Kartenterminal

  • SumUp
  • Zettle
  • Stripe
  • PayPal

Einkauf

  • Amazon
  • Conrad
  • Otto Office

Banken & Karten

  • Sparkasse
  • Volksbank
  • ING
  • N26
  • jede weitere per CSV

E-Mail-Postfächer

  • Gmail
  • Outlook / Microsoft 365
  • IMAP

Buchhaltung – Import & Export

  • Lexware Office
  • sevDesk
  • DATEV

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Häufige Fragen

Sind meine Leistungen umsatzsteuerfrei?

Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin durch Physiotherapeutinnen und Physiotherapeuten sind nach § 4 Nr. 14 Buchst. a UStG regelmäßig umsatzsteuerfrei; Leistungen ohne ärztliche Verordnung – etwa reine Wellness- oder Präventionsangebote – können steuerpflichtig sein. Die Abgrenzung und die Buchung nimmt deine Steuerkanzlei vor. belege.ai liefert die vollständigen Belege dazu.

Wie geht ihr mit den Auszahlungen der Abrechnungsstelle um?

Die Sammel-Auszahlung auf dem Konto wird der Bankbuchung zugeordnet; die zugehörige Abrechnung holt der Agent als Beleg. So bleiben einbehaltene Abrechnungsgebühr, Absetzungen und Nachberechnungen nachvollziehbar.

Sieht der Agent unsere Patientendaten?

belege.ai arbeitet auf Bankbuchungen und Belegen, nicht auf Behandlungsdaten. Im verbundenen Postfach prüft eine KI standardmäßig einmal täglich neue E-Mails mit PDF-Anhang, eingehende wie gesendete, um Rechnungen und Quittungen zu erkennen – dabei liest sie Anhang, Betreff und Mailtext, auch bei anderen Unterlagen, die per Mail ein- und ausgehen. Laufen Patientenunterlagen über dasselbe Postfach, verbindest du besser nur ein eigenes Rechnungspostfach. Oder du stellst das Postfach auf „Nur bei offenen Transaktionen“ um: Dann sucht der Agent nur noch gezielt, wenn zu einer konkreten Buchung ein Beleg fehlt. Am datensparsamsten ist die Mac-App: Dort verbindest du Gmail direkt auf dem Mac, Apple Intelligence prüft die Mails auf dem Gerät (macOS 26), und nur erkannte Rechnungen werden an belege.ai übertragen; die E-Mails selbst verlassen den Mac nicht. Für die Verarbeitung stellen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO bereit.

Ersetzt belege.ai unsere Praxissoftware?

Nein. Terminplanung, Dokumentation und Heilmittelabrechnung bleiben, wo sie sind. belege.ai ist die Beleg-Beschaffungsschicht davor und liefert das DATEV-fertige Monats-Paket.

Was kostet belege.ai?

Jedes Konto startet kostenlos, ohne Kreditkarte. Danach 19 €/Monat (Essential, 40 Belege), 39 €/Monat (Plus, 60 Belege), 59 €/Monat (Growth, 100 Belege), 99 €/Monat (Professional, 200 Belege) oder 199 €/Monat (Advanced, 500 Belege) statt pro Nutzer.

Bereit in 2 Minuten

Starte mit einem kostenlosen Konto – ohne Kreditkarte. Der Agent zeigt dir sofort, wo in deinem Geschäft Belege fehlen.

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