BranchenGebäudereinigung

Belege in der Gebäudereinigung – viele Objekte, ein Belegstand

Reinigungsmittel und Verbrauchsmaterial von mehreren Großhändlern, Fahrten zwischen den Objekten, Rahmenverträge mit monatlich gleichen Beträgen: belege.ai sammelt die Belege ein und ordnet sie der Bankbuchung zu.

Kostenlos starten So läuft ein Monat

10 gefundene Belege gratis · ohne Kreditkarte

Beispieldaten, Name und Beträge erfunden. Ausgangspunkt ist jede Buchung des Monats, nicht ein Upload.

belege.ai automatisiert die vorbereitende Buchführung für Gebäudereinigungsbetriebe: Der Agent erkennt jede Buchung auf dem Geschäftskonto und beschafft den passenden Beleg – Sammelrechnungen für Reinigungsmittel und Verbrauchsmaterial, Maschinenkauf und -miete, Fahrzeug- und Tankkosten, Abrechnungen aus Lieferantenportalen. Erbringst du Reinigungsleistungen an andere Gebäudereiniger, sorgt der Agent dafür, dass auch Rechnungen ohne ausgewiesene Umsatzsteuer vollständig vorliegen; ob § 13b Abs. 2 Nr. 8 UStG greift, entscheidet deine Kanzlei. Beleglose Buchungen wie Sozialkasse, Berufsgenossenschaft und Versicherungen erkennt der Agent als solche. Am Monatsende steht ein DATEV-fertiges Paket.

Kommt dir das bekannt vor?

So sieht der Monatsabschluss ohne Agent aus – Beleg für Beleg von Hand.

  • Reinigungsmittel, Verbrauchsmaterial und Maschinen von mehreren Großhändlern, teils auf Monats-Sammelrechnung
  • Viele Objekte und Auftraggeber – zu jeder Zahlung gehört eine andere Abrechnung
  • Reinigungsleistungen an andere Gebäudereiniger fallen unter § 13b UStG: Rechnungen ohne ausgewiesene Umsatzsteuer, die trotzdem vollständig vorliegen müssen
  • Fahrten zwischen den Objekten, Sprit für mehrere Fahrzeuge, Parkgebühren
  • Sozialkasse, Berufsgenossenschaft und Versicherungen laufen ab, ohne dass eine Rechnung kommt
  • Rahmenverträge mit monatlich gleichen Beträgen – bis einer abweicht und niemand weiß warum

Was der Agent dir abnimmt

Er arbeitet von deinen Bankbuchungen aus und meldet sich per Telegram nur, wenn er selbst nicht weiterkommt.

  • Lieferantenrechnungen automatisch

    Rechnungen für Reinigungsmittel, Verbrauchsmaterial und Maschinen findet der Agent im Postfach oder holt sie per Browser-Agent aus dem Bestellportal.

  • Vollständige Belege für § 13b-Fälle

    Rechnungen ohne ausgewiesene Umsatzsteuer werden vollständig beschafft und der Zahlung zugeordnet – die steuerliche Würdigung nimmt deine Kanzlei vor.

  • Belege je Objekt sortiert

    Rechnungen leitest du an deine name@belege.ai-Adresse weiter; über getrennte Konten oder eigene Weiterleitungs-Adressen bleibt die Zuordnung je Objekt sauber.

  • Abweichungen fallen auf

    Weicht eine Zahlung aus einem Rahmenvertrag vom gewohnten Betrag ab, wird die zugehörige Abrechnung beschafft, statt die Buchung stillschweigend abzuhaken.

  • Beleglose Buchungen erkannt

    Sozialkasse, Berufsgenossenschaft, Versicherungen und Leasingraten erkennt der Agent nach einmaligem Anlernen als beleglos und hakt sie automatisch ab.

Beispiel-Chat zur offenen Buchung aus dem Monat oben

So läuft ein Monat mit belege.ai

Einmal verbinden, dann arbeitet der Agent jede Buchung ab – du bestätigst nur noch, was er nicht selbst klären kann.

  1. 1

    Konto und Postfach verbinden

    Geschäftskonto per Open Banking oder CSV, dazu Gmail, Outlook oder IMAP. Lexware Office oder sevDesk kommen auf Wunsch dazu.

  2. 2

    Der Agent arbeitet jede Buchung ab

    Er sucht den Beleg im Postfach, holt ihn per Browser-Agent aus dem Portal oder fragt per Telegram – nur, wenn er selbst nicht weiterkommt.

  3. 3

    Die Kanzlei bekommt den Monat

    DATEV-fertig als Monats-ZIP per login-freiem Link oder direkt übertragen in deine Buchhaltung.

Funktioniert mit dem, was du schon nutzt

Die Listen sind Beispiele – der Agent geht von deinen Bankbuchungen aus, egal bei welchem Anbieter der Beleg liegt.

Portale mit Login – Browser-Agent

  • Bestellportale für Reinigungsbedarf
  • Maschinenverleih
  • Telekom Geschäftskunden

Einkauf & Bürobedarf

  • Amazon
  • Otto Office
  • Conrad
  • Metro

Tanken & Tankkarten

  • Aral
  • Shell
  • Esso
  • DKV Mobility

Banken & Karten

  • Sparkasse
  • Volksbank
  • ING
  • N26
  • American Express
  • jede weitere per CSV

E-Mail-Postfächer

  • Gmail
  • Outlook / Microsoft 365
  • IMAP

Buchhaltung – Import & Export

  • Lexware Office
  • sevDesk
  • DATEV

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Häufige Fragen

Reinigungsleistungen unter § 13b – behandelt ihr das richtig?

belege.ai sorgt dafür, dass die Rechnung – auch ohne ausgewiesene Umsatzsteuer – vollständig vorliegt und der Zahlung zugeordnet ist. Ob § 13b Abs. 2 Nr. 8 UStG greift, entscheidet deine Buchhaltung bzw. deine Kanzlei.

Wir arbeiten für viele Objekte – lässt sich das trennen?

Belege werden den Bankbuchungen zugeordnet; über getrennte Konten oder eine eigene Weiterleitungs-Adresse je Objekt bleibt die Zuordnung sauber.

Funktioniert das neben unserer Abrechnungssoftware?

Ja. belege.ai ersetzt nichts, sondern liefert die fehlenden Belege zu den Bankbewegungen und ein DATEV-fertiges Monats-Paket an die Kanzlei.

Was kostet belege.ai?

Jedes Konto startet kostenlos, ohne Kreditkarte. Danach 19 €/Monat (Essential, 40 Belege), 39 €/Monat (Plus, 60 Belege), 59 €/Monat (Growth, 100 Belege), 99 €/Monat (Professional, 200 Belege) oder 199 €/Monat (Advanced, 500 Belege) statt pro Nutzer.

Bereit in 2 Minuten

Starte mit einem kostenlosen Konto – ohne Kreditkarte. Der Agent zeigt dir sofort, wo in deinem Geschäft Belege fehlen.

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