BranchenSicherheitsdienste
Belege im Sicherheitsdienst – Flotte, Ausrüstung, Nachweise
Die Flotte fährt rund um die Uhr und produziert Tank-, Werkstatt- und Parkbelege, Ausrüstung wird laufend ersetzt, und rund um das Bewachungsgewerbe kommen ständig kleine Gebührenbescheide.
10 gefundene Belege gratis · ohne Kreditkarte
belege.ai automatisiert die vorbereitende Buchführung für Sicherheits- und Bewachungsunternehmen: Der Agent erkennt jede Buchung auf dem Geschäftskonto und beschafft den passenden Beleg – Monats-Sammelrechnungen der Tankkarten je Betankung aufgeschlüsselt, Werkstatt-, Reifen- und Leasingrechnungen der Flotte, Rechnungen für Dienstkleidung, Funk- und Schutzausrüstung, Abbuchungen für Telematik, Wächterkontrolle und Leitstellensoftware sowie Gebührenbescheide rund um das Bewachungsgewerbe nach § 34a GewO: Sachkundeprüfungen und Unterrichtungen bei der IHK, Eintragungen ins Bewacherregister und Zuverlässigkeitsüberprüfungen. Papierbelege aus den Fahrzeugen fotografiert die Schicht in den Telegram-Chat. Löhne und Schichtzuschläge laufen weiter über dein Lohnbüro. Am Monatsende steht ein DATEV-fertiges Paket.
Kommt dir das bekannt vor?
So sieht der Monatsabschluss ohne Agent aus – Beleg für Beleg von Hand.
- Personal ist der größte Kostenblock – Löhne, Zuschläge und Berufsgenossenschaft laufen über dasselbe Konto wie alles andere
- Rund um § 34a GewO fallen laufend kleine Gebühren an: IHK-Sachkundeprüfung, Unterrichtung, Bewacherregister, Zuverlässigkeitsüberprüfungen
- Die Flotte produziert Tank-, Werkstatt-, Reifen- und Parkbelege rund um die Uhr – und sie bleiben im Fahrzeug
- Dienstkleidung, Funk, Schutzausrüstung und Ersatzbeschaffung laufen dauernd nebenher
- Bei Auftragsspitzen kommen Subunternehmer ins Objekt; ihre Rechnungen treffen Wochen später ein
- Objektbezogene Kleinausgaben werden von der Schicht bar ausgelegt und später erstattet
- Telematik, Wächterkontrollsystem und Leitstellensoftware buchen monatlich ab, ohne dass eine Rechnung kommt
Was der Agent dir abnimmt
Er arbeitet von deinen Bankbuchungen aus und meldet sich per Telegram nur, wenn er selbst nicht weiterkommt.
Tankkarten je Betankung aufgeschlüsselt
Die Monats-Sammelrechnung der Tankkarte zieht der Agent aus dem Postfach oder Portal und schlüsselt sie je Betankung auf – auf dem Konto steht sonst nur eine Zahl.
Belege aus dem Fahrzeug
Parken, Waschanlage, Kleinreparatur: Die Schicht fotografiert den Bon in den Telegram-Chat, der Agent liest ihn aus und hängt ihn an die passende Buchung.
Gebührenbescheide zugeordnet
Bescheide von IHK und Behörden rund um Sachkunde, Bewacherregister und Zuverlässigkeitsüberprüfung werden der Abbuchung zugeordnet, statt als unklare Position zu verschwinden.
Auslagen erstattet und belegt
Wird eine ausgelegte Ausgabe erstattet, sucht der Agent den zugehörigen Originalbeleg und hängt ihn an die Erstattung – statt einer Überweisung ohne Nachweis.
Subunternehmer nachgehalten
Die Zahlung bleibt als offene Buchung sichtbar, bis die Rechnung des Subunternehmers da ist; der Agent sucht gezielt danach.
So läuft ein Monat mit belege.ai
Einmal verbinden, dann arbeitet der Agent jede Buchung ab – du bestätigst nur noch, was er nicht selbst klären kann.
- 1
Konto und Postfach verbinden
Geschäftskonto per Open Banking oder CSV, dazu Gmail, Outlook oder IMAP. Lexware Office oder sevDesk kommen auf Wunsch dazu.
- 2
Der Agent arbeitet jede Buchung ab
Er sucht den Beleg im Postfach, holt ihn per Browser-Agent aus dem Portal oder fragt per Telegram – nur, wenn er selbst nicht weiterkommt.
- 3
Die Kanzlei bekommt den Monat
DATEV-fertig als Monats-ZIP per login-freiem Link oder direkt übertragen in deine Buchhaltung.
Funktioniert mit dem, was du schon nutzt
Die Listen sind Beispiele – der Agent geht von deinen Bankbuchungen aus, egal bei welchem Anbieter der Beleg liegt.
Fuhrpark, Tanken & Telematik
- Aral
- Shell
- Esso
- JET
- TotalEnergies
- DKV Mobility
- UTA
- Vimcar
- Webfleet
Dienstkleidung & Ausrüstung
- Engelbert Strauss
- Contorion
- Manutan
Personal & Schichtplanung
- Personio
- Papershift
- clockodo
Banken & Karten
- Sparkasse
- Volksbank
- Deutsche Bank
- ING
- American Express
- jede weitere per CSV
E-Mail-Postfächer
- Gmail
- Outlook / Microsoft 365
- IMAP
Buchhaltung – Import & Export
- Lexware Office
- sevDesk
- DATEV
Häufige Fragen
Macht belege.ai unsere Lohnabrechnung?
Nein. Löhne sowie Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge laufen über dein Lohnbüro oder deine Steuerkanzlei; belege.ai fasst die Lohnabrechnung nicht an. Wir sorgen dafür, dass zu jeder anderen Kontobewegung der Beleg vorliegt und am Monatsende ein vollständiges Paket bei der Kanzlei landet.
Zählen Gebühren rund um § 34a GewO als Belege?
Ja. Die gewerbsmäßige Bewachung fremden Lebens oder Eigentums ist nach § 34a GewO erlaubnispflichtig; die dabei anfallenden Gebühren für IHK-Sachkundeprüfung und Unterrichtung, Eintragungen ins Bewacherregister und Zuverlässigkeitsüberprüfungen sind gewöhnliche Betriebsausgaben. Der Agent ordnet die Bescheide der jeweiligen Abbuchung zu.
Wie kommen die Belege aus den Fahrzeugen rein?
Per Telegram-Foto, einzeln oder im Stapel – auch mitten in der Schicht. Der Agent liest Betrag, Datum und Händler aus und ordnet den Beleg der passenden Abbuchung zu, auch Tage später.
Wir haben viele beleglose Daueraufträge – wird das jeden Monat neu abgefragt?
Nein. Leasingraten, Versicherungen, Berufsgenossenschaft und Kammerbeiträge erkennt der Agent als beleglose Buchungen; einmal angelernt, hakt er sie automatisch ab, statt sie als offen anzuzeigen.
Was kostet belege.ai?
Jedes Konto startet kostenlos, ohne Kreditkarte. Danach 19 €/Monat (Essential, 40 Belege), 39 €/Monat (Plus, 60 Belege), 59 €/Monat (Growth, 100 Belege), 99 €/Monat (Professional, 200 Belege) oder 199 €/Monat (Advanced, 500 Belege) statt pro Nutzer.
Bereit in 2 Minuten
Starte mit einem kostenlosen Konto – ohne Kreditkarte. Der Agent zeigt dir sofort, wo in deinem Geschäft Belege fehlen.
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