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Belege in der Kanzlei – Auslagen, Abos, Gerichtstermine

Verauslagte Gerichtskosten laufen durch, Datenbank-Abos rechnen still im Portal ab, Belege für Bahn, Parkhaus und Hotel entstehen am Gerichtstag: belege.ai sorgt dafür, dass zu jeder Buchung der Nachweis vorliegt.

Kostenlos starten So läuft ein Monat

10 gefundene Belege gratis · ohne Kreditkarte

Beispieldaten, Name und Beträge erfunden. Ausgangspunkt ist jede Buchung des Monats, nicht ein Upload.

belege.ai automatisiert die vorbereitende Buchführung für Anwaltskanzleien: Der Agent geht von den Buchungen der Konten aus, die du anbindest, und beschafft den passenden Beleg – Rechnungen für Fachdatenbanken und Literatur aus dem Anbieter-Portal, Kanzleisoftware- und beA-Kosten, Belege für Reisen zu Gerichtsterminen. Verauslagte Gerichts- und Gerichtsvollzieherkosten bekommen ihren Nachweis zur Zahlung; ob eine Position ein durchlaufender Posten oder eine Auslage nach dem RVG ist, entscheidet deine Kanzleibuchhaltung. Fremdgeld auf einem Anderkonto musst du nicht anbinden. Mandantenbewirtung entsteht per Telegram mit elektronischer Genehmigung, und am Monatsende steht ein DATEV-fertiges Paket.

Kommt dir das bekannt vor?

So sieht der Monatsabschluss ohne Agent aus – Beleg für Beleg von Hand.

  • Fremdgeld auf dem Anderkonto ist kein Umsatz der Kanzlei – trotzdem steht jede Bewegung im Kontoauszug
  • Verauslagte Gerichts- und Gerichtsvollzieherkosten laufen durch und kommen später zurück
  • Datenbank- und Literatur-Abos rechnen jährlich oder monatlich ab, die Rechnung liegt im Anbieter-Portal
  • Kammerbeitrag, Berufshaftpflicht, Versorgungswerk und beA-Kosten laufen ab, ohne dass eine Rechnung kommt
  • Reisen zu Gerichtsterminen: Bahn, Parkhaus, Hotel – Belege, die unterwegs entstehen und dort bleiben
  • Mandantenbewirtung ohne dokumentierten Anlass und ohne Teilnehmer ist steuerlich wertlos

Was der Agent dir abnimmt

Er arbeitet von deinen Bankbuchungen aus und meldet sich per Telegram nur, wenn er selbst nicht weiterkommt.

  • Beleg zu jeder Kontobewegung

    Der Agent geht von den Buchungen aus und beschafft den passenden Beleg aus Postfach oder Anbieter-Portal – auch für Abos, die nie eine Mail schicken.

  • Auslagen dokumentiert

    Verauslagte Gerichtskosten, Dokumentenpauschalen und Fahrtkosten bekommen ihren Nachweis zur Zahlung; wie sie zu behandeln sind, entscheidet deine Kanzleibuchhaltung.

  • Reisekosten nebenbei

    Fahrten zu Gerichtsterminen beschreibst du im Telegram-Chat oder leitest Buchungen weiter – die Abrechnung mit Verpflegungsmehraufwand entsteht daraus automatisch.

  • Bewirtung finanzamt-konform

    Mandantenessen als Foto in den Chat, Anlass und Teilnehmer in einem Satz – elektronisch genehmigt nach dem BMF-Schreiben vom 19.11.2025, revisionssicher nach GoBD.

  • Monats-ZIP für die Buchhaltung

    CSV mit Buchungen plus alle PDFs, DATEV-ready, per login-freiem Link – die Kanzleibuchhaltung oder die Steuerkanzlei braucht kein eigenes Konto.

Beispiel-Chat zur offenen Buchung aus dem Monat oben

So läuft ein Monat mit belege.ai

Einmal verbinden, dann arbeitet der Agent jede Buchung ab – du bestätigst nur noch, was er nicht selbst klären kann.

  1. 1

    Konto und Postfach verbinden

    Geschäftskonto per Open Banking oder CSV, dazu Gmail, Outlook oder IMAP. Lexware Office oder sevDesk kommen auf Wunsch dazu.

  2. 2

    Der Agent arbeitet jede Buchung ab

    Er sucht den Beleg im Postfach, holt ihn per Browser-Agent aus dem Portal oder fragt per Telegram – nur, wenn er selbst nicht weiterkommt.

  3. 3

    Die Kanzlei bekommt den Monat

    DATEV-fertig als Monats-ZIP per login-freiem Link oder direkt übertragen in deine Buchhaltung.

Funktioniert mit dem, was du schon nutzt

Die Listen sind Beispiele – der Agent geht von deinen Bankbuchungen aus, egal bei welchem Anbieter der Beleg liegt.

Fachdatenbanken & Literatur – Portal oder E-Mail

  • beck-online
  • juris
  • Telekom Geschäftskunden

Reise & Mobilität

  • Deutsche Bahn
  • Lufthansa
  • Sixt
  • Booking.com
  • FREENOW
  • Uber

Software & Büro

  • Microsoft 365
  • Google Workspace
  • Adobe
  • Otto Office

Banken & Karten

  • Sparkasse
  • Volksbank
  • Deutsche Bank
  • ING
  • American Express
  • jede weitere per CSV

E-Mail-Postfächer

  • Gmail
  • Outlook / Microsoft 365
  • IMAP

Buchhaltung – Import & Export

  • DATEV
  • Lexware Office
  • sevDesk

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Häufige Fragen

Wie geht ihr mit Fremdgeld auf dem Anderkonto um?

Fremdgeld ist kein Umsatz der Kanzlei. belege.ai bindet nur die Konten an, die du auswählst – ein Anderkonto musst du nicht verbinden. Bindest du es an, erhältst du zu den Bewegungen die Belege; die Trennung von Fremdgeld und eigenem Umsatz nimmt deine Kanzleibuchhaltung vor.

Berufsgeheimnis: Darf ein externer Dienst überhaupt eingebunden werden?

Ob und in welchem Umfang eine Kanzlei externe Dienstleister einbindet, richtet sich nach § 203 StGB und § 43e BRAO – diese Prüfung nimmt die Kanzlei selbst vor. Technisch gilt: Im verbundenen Postfach prüft eine KI standardmäßig einmal täglich neue E-Mails mit PDF-Anhang, eingehende wie gesendete, samt Betreff und Mailtext auf Rechnungen und Quittungen. Stellst du das Postfach auf „Nur bei offenen Transaktionen“ um, sucht der Agent nur noch gezielt zu einer konkreten Buchung; alternativ verbindest du nur ein eigenes Rechnungspostfach ohne Mandantenpost. Am datensparsamsten ist die Mac-App: Dort verbindest du Gmail direkt auf dem Mac, Apple Intelligence prüft die Mails auf dem Gerät (macOS 26), und nur erkannte Rechnungen werden an belege.ai übertragen; die E-Mails selbst verlassen den Mac nicht. Für die Verarbeitung stellen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO bereit.

Sind RVG-Auslagen und durchlaufende Posten damit abgedeckt?

belege.ai sorgt dafür, dass zu jeder Zahlung der Nachweis vorliegt, auch für verauslagte Gerichtskosten. Ob eine Position ein durchlaufender Posten nach § 10 Abs. 1 Satz 5 UStG oder eine Auslage nach dem RVG ist, entscheidet deine Kanzleibuchhaltung bzw. deine Steuerkanzlei.

Ersetzt belege.ai unsere Kanzleisoftware?

Nein. Kanzleisoftware, Aktenführung und Rechnungsstellung bleiben, wie sie sind. belege.ai ist die Beleg-Beschaffungsschicht davor und liefert das DATEV-fertige Monats-Paket.

Was kostet belege.ai?

Jedes Konto startet kostenlos, ohne Kreditkarte. Danach 19 €/Monat (Essential, 40 Belege), 39 €/Monat (Plus, 60 Belege), 59 €/Monat (Growth, 100 Belege), 99 €/Monat (Professional, 200 Belege) oder 199 €/Monat (Advanced, 500 Belege) statt pro Nutzer.

Bereit in 2 Minuten

Starte mit einem kostenlosen Konto – ohne Kreditkarte. Der Agent zeigt dir sofort, wo in deinem Geschäft Belege fehlen.

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