BranchenSanitär, Heizung & Klima

Belege im SHK-Betrieb – vom Großhandelsportal bis zum Notdienst

Der Großhandel bucht per Lastschrift ab und legt die Rechnung ins Kundenportal, im Notdienst wird Material spontan gekauft und bar bezahlt: belege.ai sammelt beides ein und ordnet es der Bankbuchung zu.

Kostenlos starten So läuft ein Monat

10 gefundene Belege gratis · ohne Kreditkarte

Beispieldaten, Name und Beträge erfunden. Ausgangspunkt ist jede Buchung des Monats, nicht ein Upload.

belege.ai automatisiert die vorbereitende Buchführung für Sanitär-, Heizungs- und Klimabetriebe: Der Agent erkennt jede Abbuchung und beschafft den passenden Beleg – Monats-Sammelrechnungen des SHK-Großhandels aus dem Kundenportal, Rechnungen mehrerer Lieferanten zu einer Heizungsmodernisierung, Wartungsverträge und Fahrzeugkosten. Barquittungen aus dem Notdiensteinsatz fotografierst du in den Telegram-Chat, der Agent liest sie aus und ordnet sie zu. Arbeitest du als Nachunternehmer, sorgt er dafür, dass auch Rechnungen ohne ausgewiesene Umsatzsteuer vollständig vorliegen; die Beurteilung nach § 13b UStG bleibt bei deiner Kanzlei. Am Monatsende steht ein DATEV-fertiges Paket.

Kommt dir das bekannt vor?

So sieht der Monatsabschluss ohne Agent aus – Beleg für Beleg von Hand.

  • Der SHK-Großhandel bucht per Lastschrift ab, die Rechnung liegt im Kundenportal
  • Notdienst am Wochenende: Material spontan gekauft, bar bezahlt, Quittung im Overall
  • Barzahlungen wollen sauber dokumentiert sein – am Monatsende rekonstruiert das niemand gern
  • Eine Heizungsmodernisierung bringt mehrere Lieferanten pro Auftrag: Kessel, Speicher, Regelung, Zubehör
  • Wartungsverträge laufen als Dauerbuchung, die Rechnung dazu sucht am Jahresende keiner mehr
  • Als Nachunternehmer: Rechnungen ohne ausgewiesene Umsatzsteuer nach § 13b UStG

Was der Agent dir abnimmt

Er arbeitet von deinen Bankbuchungen aus und meldet sich per Telegram nur, wenn er selbst nicht weiterkommt.

  • Portalrechnungen des Großhandels

    Login einmal hinterlegen – der Browser-Agent meldet sich an, lädt die Sammelrechnung und ordnet sie der Lastschrift zu; 2FA bestätigst du per Telegram-Tap.

  • Barquittungen per Foto

    Quittung aus dem Notdiensteinsatz fotografieren – der Agent liest Betrag, Datum und Händler aus, legt den Beleg ab und ordnet ihn der Zahlung zu.

  • Ein Auftrag, mehrere Lieferanten

    Rechnungen mehrerer Lieferanten zu einer Anlage laufen im selben Monats-Paket zusammen und werden den jeweiligen Zahlungen zugeordnet.

  • Wartungsverträge nicht vergessen

    Wiederkehrende Abbuchungen werden der exakten Buchung zugeordnet; fehlt die Rechnung, sucht der Agent gezielt danach.

  • Monats-ZIP für die Kanzlei

    CSV mit Buchungen plus alle PDFs, DATEV-ready, per login-freiem Link – die Kanzlei braucht kein eigenes Konto.

Beispiel-Chat zur offenen Buchung aus dem Monat oben

So läuft ein Monat mit belege.ai

Einmal verbinden, dann arbeitet der Agent jede Buchung ab – du bestätigst nur noch, was er nicht selbst klären kann.

  1. 1

    Konto und Postfach verbinden

    Geschäftskonto per Open Banking oder CSV, dazu Gmail, Outlook oder IMAP. Lexware Office oder sevDesk kommen auf Wunsch dazu.

  2. 2

    Der Agent arbeitet jede Buchung ab

    Er sucht den Beleg im Postfach, holt ihn per Browser-Agent aus dem Portal oder fragt per Telegram – nur, wenn er selbst nicht weiterkommt.

  3. 3

    Die Kanzlei bekommt den Monat

    DATEV-fertig als Monats-ZIP per login-freiem Link oder direkt übertragen in deine Buchhaltung.

Funktioniert mit dem, was du schon nutzt

Die Listen sind Beispiele – der Agent geht von deinen Bankbuchungen aus, egal bei welchem Anbieter der Beleg liegt.

SHK-Großhandel, Werkzeug & Baumarkt

  • Richter+Frenzel
  • Würth
  • Hilti
  • Conrad
  • Hornbach
  • Bauhaus

Portale mit Login – Browser-Agent

  • Kundenportale des SHK-Großhandels
  • Telekom Geschäftskunden

Tanken & Tankkarten

  • Aral
  • Shell
  • Esso
  • DKV Mobility

Banken & Karten

  • Sparkasse
  • Volksbank
  • Raiffeisen
  • ING
  • American Express
  • jede weitere per CSV

E-Mail-Postfächer

  • Gmail
  • Outlook / Microsoft 365
  • IMAP

Buchhaltung – Import & Export

  • Lexware Office
  • sevDesk
  • DATEV

Alle Integrationen ansehen

Häufige Fragen

Wir zahlen im Notdienst oft bar – hilft belege.ai da?

Ja. Du fotografierst die Quittung im Telegram-Chat, der Agent liest sie aus und legt sie revisionssicher ab. Ein Kassenbuch bzw. einen Kassenbericht führst du weiterhin dort, wo du es heute tust – wir liefern die Belege dazu und das Monats-Paket für die Kanzlei.

Bekommen wir die Rechnungen aus dem Großhandelsportal automatisch?

Ja. Liegt die Rechnung hinter einem Login, hinterlegst du die Zugangsdaten einmal; der Browser-Agent meldet sich an, lädt sie und ordnet sie der Abbuchung zu. Auch Portale, die wir noch nicht kennen, arbeitet der Agent selbst durch.

Ersetzt belege.ai unsere Handwerkersoftware?

Nein. Aufmaß, Angebot und Rechnungsstellung bleiben, wo sie sind. belege.ai ist die Beleg-Beschaffungsschicht davor und liefert das DATEV-fertige Monats-Paket.

Was kostet belege.ai?

Jedes Konto startet kostenlos, ohne Kreditkarte. Danach 19 €/Monat (Essential, 40 Belege), 39 €/Monat (Plus, 60 Belege), 59 €/Monat (Growth, 100 Belege), 99 €/Monat (Professional, 200 Belege) oder 199 €/Monat (Advanced, 500 Belege) statt pro Nutzer.

Bereit in 2 Minuten

Starte mit einem kostenlosen Konto – ohne Kreditkarte. Der Agent zeigt dir sofort, wo in deinem Geschäft Belege fehlen.

Jetzt kostenlos starten