BranchenVereine & gemeinnützige Organisationen
Belege im Verein – auch wenn der Kassenwart wechselt
Belege liegen bei mehreren Ehrenamtlichen, Auslagen werden per Überweisung erstattet, Mitgliedsbeiträge kommen als Lastschrift und manchmal zurück: belege.ai sammelt alles an einem Ort und ordnet es der Kontobewegung zu.
10 gefundene Belege gratis · ohne Kreditkarte
belege.ai ist die Belegablage für Vereine und gemeinnützige Organisationen: Zu jeder Bewegung auf dem Vereinskonto sorgt der Agent dafür, dass der passende Beleg vorliegt. Ehrenamtliche schicken Belege als Foto in den Telegram-Chat oder leiten sie an die Vereins-Adresse name@belege.ai weiter; wird eine Auslage erstattet, sucht der Agent den zugehörigen Originalbeleg und hängt ihn an die Überweisung. Kommt ein Mitgliedsbeitrag als Rücklastschrift zurück, erkennt er den Zusammenhang zur ursprünglichen Lastschrift. Für Kassenprüfung, Vorstand oder Steuerkanzlei entsteht daraus ein Paket aus CSV und allen PDFs, das sich per login-freiem Link weitergeben lässt. Die Zuordnung zu ideellem Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb oder wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb nimmt der Vorstand gemeinsam mit der Kanzlei vor – belege.ai liefert die Grundlage dafür.
Kommt dir das bekannt vor?
So sieht der Monatsabschluss ohne Agent aus – Beleg für Beleg von Hand.
- Belege liegen bei mehreren Ehrenamtlichen – und beim Wechsel des Kassenwarts geht die Hälfte des Wissens verloren
- Jede Ausgabe gehört in eine der vier Sphären: ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb oder wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb
- Mitgliedsbeiträge kommen per Lastschrift – inklusive Rücklastschriften, die niemand nachhält
- Vereinsfest und Getränkeverkauf erzeugen Einnahmen und Wareneinkäufe, die getrennt dokumentiert werden müssen
- Auslagen von Mitgliedern werden per Überweisung erstattet – der Originalbeleg liegt beim Mitglied
- Übungsleiter- und Ehrenamtspauschalen, Zuschüsse und Verbandsbeiträge laufen über dasselbe Konto wie alles andere
- Die Kassenprüfung fragt nach Belegen aus dem Vorjahr, die niemand mehr findet
Was der Agent dir abnimmt
Er arbeitet von deinen Bankbuchungen aus und meldet sich per Telegram nur, wenn er selbst nicht weiterkommt.
Belege von allen Ehrenamtlichen
Mitglieder schicken Belege als Foto in den Telegram-Chat oder leiten sie an die Vereins-Adresse name@belege.ai weiter – der Agent liest sie aus und ordnet sie der Kontobewegung zu.
Auslagenerstattung nachvollziehbar
Wird eine Auslage erstattet, sucht der Agent den zugehörigen Originalbeleg und hängt ihn an die Überweisung – statt einer Buchung ohne Nachweis.
Rücklastschriften erkannt
Kommt ein Mitgliedsbeitrag zurück, erkennt der Agent den Zusammenhang zur ursprünglichen Lastschrift, statt eine zweite offene Buchung stehen zu lassen.
Übergabe ohne Wissensverlust
Alle Belege liegen an einem Ort und lassen sich als Monats- oder Jahrespaket per login-freiem Link weitergeben – an Kassenprüfung, Vorstand oder Steuerkanzlei.
Eigenbeleg statt Lücke
Ist ein Beleg unauffindbar, entsteht ein Eigenbeleg mit allen Pflichtangaben, damit die Ausgabe nachvollziehbar dokumentiert ist.
So läuft ein Monat mit belege.ai
Einmal verbinden, dann arbeitet der Agent jede Buchung ab – du bestätigst nur noch, was er nicht selbst klären kann.
- 1
Konto und Postfach verbinden
Geschäftskonto per Open Banking oder CSV, dazu Gmail, Outlook oder IMAP. Lexware Office oder sevDesk kommen auf Wunsch dazu.
- 2
Der Agent arbeitet jede Buchung ab
Er sucht den Beleg im Postfach, holt ihn per Browser-Agent aus dem Portal oder fragt per Telegram – nur, wenn er selbst nicht weiterkommt.
- 3
Die Kanzlei bekommt den Monat
DATEV-fertig als Monats-ZIP per login-freiem Link oder direkt übertragen in deine Buchhaltung.
Funktioniert mit dem, was du schon nutzt
Die Listen sind Beispiele – der Agent geht von deinen Bankbuchungen aus, egal bei welchem Anbieter der Beleg liegt.
Beleg-Eingang
- Telegram-Foto
- Weiterleitung an name@belege.ai
- Stapel-Upload
Banken & Zahlung
- Sparkasse
- Volksbank
- Raiffeisen
- ING
- PayPal
- Stripe
- jede weitere per CSV
Portale mit Login – Browser-Agent
- Verbands- und Lieferantenportale
- GEMA
- Telekom Geschäftskunden
E-Mail-Postfächer
- Gmail
- Outlook / Microsoft 365
- IMAP
Buchhaltung – Import & Export
- Lexware Office
- sevDesk
- DATEV
Häufige Fragen
Prüft belege.ai unsere Gemeinnützigkeit?
Nein, und das sollte auch kein Werkzeug behaupten. Ob eine Einnahme oder Ausgabe dem ideellen Bereich, der Vermögensverwaltung, einem Zweckbetrieb oder dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb zuzuordnen ist, entscheidet der Vorstand gemeinsam mit der Steuerkanzlei. belege.ai sorgt dafür, dass zu jeder Kontobewegung der vollständige Beleg vorliegt – die Grundlage für genau diese Zuordnung.
Können mehrere Ehrenamtliche Belege einschicken?
Ja. Belege kommen per Telegram-Foto, per Weiterleitung an die Vereins-Adresse oder als Stapel-Upload. Wer sie einreicht, spielt für die Zuordnung keine Rolle – der Agent arbeitet von den Kontobewegungen aus.
Stellt ihr Zuwendungsbestätigungen aus?
Nein. Spendenbescheinigungen erstellt der Verein selbst nach den amtlichen Mustern. belege.ai kümmert sich um die Ausgabenseite: Zu jeder Kontobewegung liegt der Beleg vor, sodass Kassenprüfung und Kanzlei nicht suchen müssen.
Wie hilft das bei der Kassenprüfung?
Alle Belege liegen an einem Ort, jeder Kontobewegung zugeordnet. Für einen Zeitraum erzeugst du ein Paket aus CSV und allen PDFs, das sich per login-freiem Link weitergeben lässt – Kassenprüfer brauchen kein eigenes Konto.
Was kostet belege.ai?
Jedes Konto startet kostenlos, ohne Kreditkarte. Danach 19 €/Monat (Essential, 40 Belege), 39 €/Monat (Plus, 60 Belege), 59 €/Monat (Growth, 100 Belege), 99 €/Monat (Professional, 200 Belege) oder 199 €/Monat (Advanced, 500 Belege) statt pro Nutzer.
Bereit in 2 Minuten
Starte mit einem kostenlosen Konto – ohne Kreditkarte. Der Agent zeigt dir sofort, wo in deinem Geschäft Belege fehlen.
Jetzt kostenlos starten