BranchenMaschinenbau & Metallverarbeitung
Belege im Maschinenbau – Investition, Ausland, Messe
Werkzeug und Normteile kommen von Dutzenden Lieferanten, viele nur über deren Kundenportal, Investitionen werden über Jahre abgeschrieben, und Messerechnungen tragen ausländische Umsatzsteuer.
10 gefundene Belege gratis · ohne Kreditkarte
belege.ai automatisiert die vorbereitende Buchführung für Maschinenbau und Metallverarbeitung: Der Agent geht von den Bewegungen auf dem Geschäftskonto aus und beschafft den passenden Beleg – Rechnungen von Werkzeug-, Normteile- und Elektronikhändlern aus Postfach oder Kundenportal, Anschaffungsrechnungen für Maschinen und Betriebsausstattung, Wartungs- und Kalibrierungsrechnungen, CAD- und Softwarewartung sowie Messekosten von Standmiete bis Spedition. Anschaffungsbelege bleiben dauerhaft auffindbar, auch Jahre später, wenn Kanzlei oder Betriebsprüfung nachfragen; Abschreibung und Anlagenverzeichnis führt weiterhin deine Kanzlei. Rechnungen mit ausländischer Umsatzsteuer werden vollständig abgelegt, damit sie im Vorsteuervergütungsverfahren nutzbar sind. Am Monatsende steht ein DATEV-fertiges Paket.
Kommt dir das bekannt vor?
So sieht der Monatsabschluss ohne Agent aus – Beleg für Beleg von Hand.
- Maschinen und Betriebsausstattung werden über Jahre abgeschrieben – die Anschaffungsrechnung muss auch in Jahr sieben noch auffindbar sein
- Werkzeug, Normteile und Elektronik kommen von Dutzenden Lieferanten, viele nur über deren Kundenportal
- Auslandsgeschäft: Kunden im EU-Ausland ohne Umsatzsteuer, dazu Nachweise und die Zusammenfassende Meldung
- Messen erzeugen Standmiete, Standbau, Spedition, Flüge und Hotels – oft mit ausländischer Umsatzsteuer
- Wartungsverträge, Softwarewartung und Kalibrierungen fallen jährlich an und sind bis zur nächsten Rechnung vergessen
- Im Anlagenbau gibt es Zahlungspläne statt einer Rechnung: Anzahlungen und Teilzahlungen ohne passenden Beleg
- Lohnfertigung und Fremdvergabe: Rechnungen treffen später ein als die Lieferung
Was der Agent dir abnimmt
Er arbeitet von deinen Bankbuchungen aus und meldet sich per Telegram nur, wenn er selbst nicht weiterkommt.
Lieferantenportale ohne Postfach
Liegt die Rechnung nur im Kundenkonto des Händlers, meldet sich der Browser-Agent mit einem einmal hinterlegten Login an und lädt sie – 2FA bestätigst du per Telegram-Tap.
Anschaffungsbelege dauerhaft auffindbar
Die Rechnung zur Investition wird der Zahlung zugeordnet und bleibt jahrelang abrufbar – genau dann, wenn Kanzlei oder Betriebsprüfung den Anlagenspiegel nachvollziehen wollen.
Messekosten gebündelt
Standmiete, Standbau, Spedition, Flüge und Hotels werden der jeweiligen Zahlung zugeordnet; Rechnungen mit ausländischer Umsatzsteuer liegen vollständig und lesbar vor.
Teilzahlungen nachgehalten
Anzahlungen und Teilzahlungen aus Zahlungsplänen bleiben als offene Buchungen sichtbar, bis der zugehörige Beleg da ist.
Monats-ZIP für die Kanzlei
CSV mit Buchungen plus alle PDFs, DATEV-ready, per login-freiem Link – die Kanzlei braucht kein eigenes Konto.
So läuft ein Monat mit belege.ai
Einmal verbinden, dann arbeitet der Agent jede Buchung ab – du bestätigst nur noch, was er nicht selbst klären kann.
- 1
Konto und Postfach verbinden
Geschäftskonto per Open Banking oder CSV, dazu Gmail, Outlook oder IMAP. Lexware Office oder sevDesk kommen auf Wunsch dazu.
- 2
Der Agent arbeitet jede Buchung ab
Er sucht den Beleg im Postfach, holt ihn per Browser-Agent aus dem Portal oder fragt per Telegram – nur, wenn er selbst nicht weiterkommt.
- 3
Die Kanzlei bekommt den Monat
DATEV-fertig als Monats-ZIP per login-freiem Link oder direkt übertragen in deine Buchhaltung.
Funktioniert mit dem, was du schon nutzt
Die Listen sind Beispiele – der Agent geht von deinen Bankbuchungen aus, egal bei welchem Anbieter der Beleg liegt.
Werkzeug, Normteile & Elektronik
- Würth
- Hilti
- Contorion
- RS Components
- Mouser Electronics
- Farnell
- Manutan
Software & Konstruktion
- Autodesk
- Microsoft 365
- TeamViewer
- AnyDesk
Messen, Reise & Logistik
- Deutsche Bahn
- Lufthansa
- Booking.com
- SIXT
- DHL Geschäftskundenportal
- UPS
Banken & Karten
- Sparkasse
- Volksbank
- Deutsche Bank
- ING
- American Express
- jede weitere per CSV
E-Mail-Postfächer
- Gmail
- Outlook / Microsoft 365
- IMAP
Buchhaltung – Import & Export
- Lexware Office
- sevDesk
- DATEV
Häufige Fragen
Hilft belege.ai bei Investitionen und Abschreibung?
Die Anschaffungsrechnung wird der Zahlung zugeordnet und bleibt dauerhaft auffindbar – auch Jahre später, wenn die Kanzlei den Anlagenspiegel prüft oder die Betriebsprüfung nachfragt. Abschreibungsdauer, Methode und Anlagenverzeichnis bleiben Sache deiner Steuerkanzlei; belege.ai führt kein Anlagenverzeichnis.
Was passiert mit Messerechnungen aus dem Ausland?
Sie werden beschafft, der Zahlung zugeordnet und vollständig abgelegt. Ausländische Umsatzsteuer holt man sich über das Vorsteuervergütungsverfahren zurück; für Vorsteuer aus EU-Mitgliedstaaten ist der Antrag bis zum 30. September des Folgejahres beim Bundeszentralamt für Steuern zu stellen. Die Antragstellung übernimmt deine Kanzlei.
Unsere Lieferanten schicken keine Rechnungen per Mail – kommt ihr trotzdem ran?
Ja. Für Lieferanten- und Händlerportale hinterlegst du den Login einmal; der Browser-Agent meldet sich an und lädt die Rechnung. Du kannst live zusehen, und auch Portale, die wir noch nicht kennen, arbeitet der Agent selbst durch.
Ersetzt belege.ai unser ERP oder die Warenwirtschaft?
Nein. ERP, Warenwirtschaft und Ausgangsrechnungen bleiben, wie sie sind. belege.ai ist die Beleg-Beschaffungsschicht davor und übergibt am Monatsende ein DATEV-fertiges Paket.
Was kostet belege.ai?
Jedes Konto startet kostenlos, ohne Kreditkarte. Danach 19 €/Monat (Essential, 40 Belege), 39 €/Monat (Plus, 60 Belege), 59 €/Monat (Growth, 100 Belege), 99 €/Monat (Professional, 200 Belege) oder 199 €/Monat (Advanced, 500 Belege) statt pro Nutzer.
Bereit in 2 Minuten
Starte mit einem kostenlosen Konto – ohne Kreditkarte. Der Agent zeigt dir sofort, wo in deinem Geschäft Belege fehlen.
Jetzt kostenlos starten