BranchenDruckereien
Belege in der Druckerei – Material, Maschinen, Versand
Papier und Farbe kommen wöchentlich von mehreren Lieferanten, die Maschine läuft auf Leasing- und Klickpreisvertrag, und der Paketdienst schickt eine Sammelrechnung über hunderte Sendungen.
10 gefundene Belege gratis · ohne Kreditkarte
belege.ai automatisiert die vorbereitende Buchführung für Druckereien: Der Agent erkennt jede Buchung auf dem Geschäftskonto und beschafft den passenden Beleg – Rechnungen des Papier- und Materialgroßhandels aus Postfach oder Kundenportal, Leasing- und Klickpreisabrechnungen der Druck- und Weiterverarbeitungsmaschinen, Wartungs- und Servicerechnungen der Hersteller sowie die Sammelrechnungen der Paketdienste, die je Sendung aufgeschlüsselt werden. Auch Versandkosten, die du an deine Kunden weiterberechnest, brauchen ihren Eingangsbeleg; wie die Weiterberechnung umsatzsteuerlich zu behandeln ist, entscheidet deine Steuerkanzlei. Am Monatsende steht ein DATEV-fertiges Paket.
Kommt dir das bekannt vor?
So sieht der Monatsabschluss ohne Agent aus – Beleg für Beleg von Hand.
- Papier, Farbe, Platten und Weiterverarbeitung kommen von mehreren Lieferanten, teils als Wochenrechnung
- Druck- und Weiterverarbeitungsmaschinen laufen auf Leasing- und Klickpreisverträgen – die Rate bucht ab, eine Rechnung kommt nicht jeden Monat
- Der Paketdienst rechnet gesammelt ab: auf dem Konto steht eine Zahl, auf der Rechnung hunderte Sendungen
- Versand, den du an Kunden weiterberechnest, braucht trotzdem den eigenen Eingangsbeleg
- Fremdvergabe an Partnerdruckereien: Die Rechnung kommt später als der Auftrag, oft erst nach der Ausgangsrechnung
- Druckerzeugnisse zum ermäßigten Steuersatz und Werbedrucksachen zum Regelsatz liegen im selben Auftragsstapel
- Wartung, Service und Ersatzteile laufen über den Maschinenhersteller und dessen Portal
Was der Agent dir abnimmt
Er arbeitet von deinen Bankbuchungen aus und meldet sich per Telegram nur, wenn er selbst nicht weiterkommt.
Lieferantenrechnungen automatisch
Rechnungen des Papier- und Materialgroßhandels findet der Agent im Postfach oder holt sie per Browser-Agent aus dem Kundenportal – auch bei mehreren Lieferungen pro Woche.
Sammelrechnungen aufgeschlüsselt
Die Monatsrechnung des Paketdienstes wird der Abbuchung zugeordnet und je Sendung aufgeschlüsselt, damit weiterberechneter Versand nachvollziehbar bleibt.
Leasing ohne monatliche Rechnung
Leasing- und Klickpreisraten erkennt der Agent als wiederkehrende Buchung und hinterlegt die Vertragsunterlage bzw. die periodische Abrechnung dazu, statt jeden Monat eine offene Position anzuzeigen.
Wartung und Service belegt
Serviceeinsätze und Ersatzteilrechnungen der Maschinenhersteller werden der Zahlung zugeordnet – auch wenn sie nur im Herstellerportal liegen.
Monats-ZIP für die Kanzlei
CSV mit Buchungen plus alle PDFs, DATEV-ready, per login-freiem Link – die Kanzlei braucht kein eigenes Konto.
So läuft ein Monat mit belege.ai
Einmal verbinden, dann arbeitet der Agent jede Buchung ab – du bestätigst nur noch, was er nicht selbst klären kann.
- 1
Konto und Postfach verbinden
Geschäftskonto per Open Banking oder CSV, dazu Gmail, Outlook oder IMAP. Lexware Office oder sevDesk kommen auf Wunsch dazu.
- 2
Der Agent arbeitet jede Buchung ab
Er sucht den Beleg im Postfach, holt ihn per Browser-Agent aus dem Portal oder fragt per Telegram – nur, wenn er selbst nicht weiterkommt.
- 3
Die Kanzlei bekommt den Monat
DATEV-fertig als Monats-ZIP per login-freiem Link oder direkt übertragen in deine Buchhaltung.
Funktioniert mit dem, was du schon nutzt
Die Listen sind Beispiele – der Agent geht von deinen Bankbuchungen aus, egal bei welchem Anbieter der Beleg liegt.
Material & Großhandel
- Antalis
- Manutan
- OTTO Office
Maschinen, Wartung & Leasing
- Xerox
- Canon
- Ricoh
- Konica Minolta
- GRENKE
- Deutsche Leasing
Versand & Logistik
- DHL Geschäftskundenportal
- DPD
- GLS
- UPS
Banken & Karten
- Sparkasse
- Volksbank
- Deutsche Bank
- ING
- American Express
- jede weitere per CSV
E-Mail-Postfächer
- Gmail
- Outlook / Microsoft 365
- IMAP
Buchhaltung – Import & Export
- Lexware Office
- sevDesk
- DATEV
Häufige Fragen
Wir berechnen Versand weiter – wie geht ihr damit um?
Der Eingangsbeleg des Paketdienstes wird der Zahlung zugeordnet und je Sendung aufgeschlüsselt, sodass die Weiterberechnung nachvollziehbar ist. Ob weiterberechneter Versand umsatzsteuerlich eine unselbstständige Nebenleistung zur Hauptleistung ist, entscheidet deine Steuerkanzlei – ein durchlaufender Posten ist er jedenfalls nicht automatisch.
Ordnet ihr Druckerzeugnisse dem richtigen Steuersatz zu?
Nein. Der ermäßigte Steuersatz gilt nur für die in Anlage 2 zum UStG genannten Erzeugnisse; Werbedrucksachen gehören ausdrücklich nicht dazu. Die Einordnung je Auftrag nimmt deine Steuerkanzlei vor. belege.ai liefert zu jeder Buchung den vollständigen Beleg mit ausgewiesener Umsatzsteuer.
Für die Leasingrate kommt keine monatliche Rechnung – was passiert dann?
Der Agent erkennt die wiederkehrende Buchung als beleglos wiederkehrend, einmal angelernt hakt er sie automatisch ab und hinterlegt die zugrunde liegende Vertrags- oder Periodenabrechnung. So bleibt die Liste offener Belege ehrlich.
Ersetzt belege.ai unsere Branchensoftware oder Kalkulation?
Nein. Auftragsverwaltung, Kalkulation und Ausgangsrechnungen bleiben, wie sie sind. belege.ai kümmert sich um die Eingangsseite und das Monats-Paket für die Kanzlei.
Was kostet belege.ai?
Jedes Konto startet kostenlos, ohne Kreditkarte. Danach 19 €/Monat (Essential, 40 Belege), 39 €/Monat (Plus, 60 Belege), 59 €/Monat (Growth, 100 Belege), 99 €/Monat (Professional, 200 Belege) oder 199 €/Monat (Advanced, 500 Belege) statt pro Nutzer.
Bereit in 2 Minuten
Starte mit einem kostenlosen Konto – ohne Kreditkarte. Der Agent zeigt dir sofort, wo in deinem Geschäft Belege fehlen.
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