BranchenFitnessstudios & Trainer

Belege im Fitnessstudio – Beiträge, Verbünde, Honorare

Mitgliedsbeiträge kommen per Lastschrift und ein Teil davon zurück, Firmenfitness-Verbünde zahlen gesammelt für Check-ins aus, Kursleiter rechnen einzeln ab: belege.ai bringt jede Buchung mit ihrem Beleg zusammen.

Kostenlos starten So läuft ein Monat

10 gefundene Belege gratis · ohne Kreditkarte

Beispieldaten, Name und Beträge erfunden. Ausgangspunkt ist jede Buchung des Monats, nicht ein Upload.

belege.ai automatisiert die vorbereitende Buchführung für Fitnessstudios, Gyms und selbstständige Trainer: Der Agent erkennt jede Buchung auf dem Geschäftskonto und beschafft den passenden Beleg – Abrechnungen von Zahlungsdienstleistern und Firmenfitness-Verbünden, Honorarrechnungen von Kursleitern und Trainern, Rechnungen für Geräteleasing, Wartung, Musiklizenz und Mitgliederverwaltung. Kommt eine Lastschrift zurück, erkennt der Agent den Zusammenhang zur ursprünglichen Zahlung, statt eine zweite offene Buchung ohne Beleg stehen zu lassen. Am Monatsende steht ein DATEV-fertiges Paket für die Kanzlei.

Kommt dir das bekannt vor?

So sieht der Monatsabschluss ohne Agent aus – Beleg für Beleg von Hand.

  • Mitgliedsbeiträge kommen per SEPA-Lastschrift – und ein Teil davon kommt als Rücklastschrift zurück
  • Firmenfitness-Verbünde zahlen gesammelt für Check-ins aus, nicht pro Mitglied
  • Geräte sind geleast oder finanziert; Wartung und Reparatur kommen von wechselnden Dienstleistern
  • Kursleiterinnen und Trainer rechnen auf Honorarbasis ab: viele kleine Eingangsrechnungen pro Monat
  • Musiklizenz, Mitgliederverwaltung, Zutrittssystem und Zahlungsdienstleister buchen monatlich ab
  • Getränke- und Supplement-Verkauf bringt Wareneinkauf und andere Steuersätze dazu

Was der Agent dir abnimmt

Er arbeitet von deinen Bankbuchungen aus und meldet sich per Telegram nur, wenn er selbst nicht weiterkommt.

  • Rücklastschriften erkannt

    Kommt eine Lastschrift zurück, erkennt der Agent den Zusammenhang zur ursprünglichen Zahlung, statt eine zweite offene Buchung ohne Beleg anzuzeigen.

  • Verbund-Auszahlungen aufgelöst

    Sammel-Auszahlungen von Firmenfitness-Verbünden werden der Bankbuchung zugeordnet; die zugehörige Abrechnung kommt als Beleg dazu.

  • Honorarrechnungen eingesammelt

    Rechnungen von Kursleitern und Trainern findet der Agent im Postfach – oder sie werden an deine name@belege.ai-Adresse weitergeleitet und automatisch zum Beleg.

  • Abos und Lizenzen zugeordnet

    Musiklizenz, Mitgliederverwaltung und Zutrittssystem werden der exakten Abbuchung zugeordnet; fehlt eine Rechnung, sucht der Agent gezielt danach.

  • Monats-ZIP für die Kanzlei

    CSV mit Buchungen plus alle PDFs, DATEV-ready, per login-freiem Link – die Kanzlei braucht kein eigenes Konto.

Beispiel-Chat zur offenen Buchung aus dem Monat oben

So läuft ein Monat mit belege.ai

Einmal verbinden, dann arbeitet der Agent jede Buchung ab – du bestätigst nur noch, was er nicht selbst klären kann.

  1. 1

    Konto und Postfach verbinden

    Geschäftskonto per Open Banking oder CSV, dazu Gmail, Outlook oder IMAP. Lexware Office oder sevDesk kommen auf Wunsch dazu.

  2. 2

    Der Agent arbeitet jede Buchung ab

    Er sucht den Beleg im Postfach, holt ihn per Browser-Agent aus dem Portal oder fragt per Telegram – nur, wenn er selbst nicht weiterkommt.

  3. 3

    Die Kanzlei bekommt den Monat

    DATEV-fertig als Monats-ZIP per login-freiem Link oder direkt übertragen in deine Buchhaltung.

Funktioniert mit dem, was du schon nutzt

Die Listen sind Beispiele – der Agent geht von deinen Bankbuchungen aus, egal bei welchem Anbieter der Beleg liegt.

Zahlung & Lastschrift

  • Stripe
  • Mollie
  • PayPal
  • SumUp
  • Zettle

Portale mit Login – Browser-Agent

  • Urban Sports Club
  • GEMA
  • Mitgliederverwaltungs-Portale

Banken & Karten

  • Sparkasse
  • Volksbank
  • ING
  • N26
  • American Express
  • jede weitere per CSV

E-Mail-Postfächer

  • Gmail
  • Outlook / Microsoft 365
  • IMAP

Buchhaltung – Import & Export

  • Lexware Office
  • sevDesk
  • DATEV

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Häufige Fragen

Wie geht ihr mit Rücklastschriften um?

Der Agent erkennt den Zusammenhang zwischen der ursprünglichen Lastschrift und der Rückbuchung. So bleibt keine zweite Buchung als vermeintlich unbelegte Ausgabe stehen.

Firmenfitness-Auszahlungen sind Sammelbeträge – was macht ihr damit?

Die Sammel-Auszahlung auf dem Konto wird der Bankbuchung zugeordnet; die zugehörige Abrechnung des Verbunds holt der Agent als Beleg, damit sich der Betrag zurückführen lässt.

Ich bin Personal Trainer ohne Studio – lohnt sich das?

Ja. Auch ohne Studio entstehen Fortbildungen, Lizenzen, Ausrüstung, Raummieten und Fahrten. Der Agent geht von deinen Bankbuchungen aus und sucht zu jeder den Beleg; Reisekosten und Bewirtung laufen per Telegram nebenbei.

Was kostet belege.ai?

Jedes Konto startet kostenlos, ohne Kreditkarte. Danach 19 €/Monat (Essential, 40 Belege), 39 €/Monat (Plus, 60 Belege), 59 €/Monat (Growth, 100 Belege), 99 €/Monat (Professional, 200 Belege) oder 199 €/Monat (Advanced, 500 Belege) statt pro Nutzer.

Bereit in 2 Minuten

Starte mit einem kostenlosen Konto – ohne Kreditkarte. Der Agent zeigt dir sofort, wo in deinem Geschäft Belege fehlen.

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