BranchenVeranstaltungstechnik
Belege nach der Show – Subrent, Crew, Auslandseinsatz
Was das eigene Lager nicht hergibt, wird zugemietet, die Crew rechnet pro Produktion ab, der Transporter frisst Maut und Diesel, und die Rechnungen kommen alle erst, wenn die nächste Show schon läuft.
10 gefundene Belege gratis · ohne Kreditkarte
belege.ai automatisiert die vorbereitende Buchführung für Veranstaltungs- und Eventtechnik: Der Agent geht von den Bewegungen auf dem Geschäftskonto aus und beschafft den passenden Beleg – Rechnungen für zugemietetes Equipment und Subrent, Honorarrechnungen der Crew, Transporter- und Mietwagenrechnungen, Maut, Diesel, Hotel und Verpflegung rund um die Produktion. Rechnungen aus Auslandseinsätzen kommen mit ausländischer Umsatzsteuer; belege.ai sorgt dafür, dass die Originale vollständig und lesbar vorliegen, damit deine Kanzlei sie im Vorsteuervergütungsverfahren nutzen kann. Löhne und steuerfreie Nacht- und Feiertagszuschläge nach § 3b EStG laufen weiter über dein Lohnbüro. Am Monatsende steht ein DATEV-fertiges Paket.
Kommt dir das bekannt vor?
So sieht der Monatsabschluss ohne Agent aus – Beleg für Beleg von Hand.
- Was das Lager nicht hergibt, wird zugemietet – Subrent-Rechnungen kommen von Kollegen, oft formlos und immer zu spät
- Freie Techniker und Subunternehmer rechnen pro Produktion ab; die Rechnung trifft Wochen nach der Show ein
- Transporter, Maut, Diesel und Parken: viele kleine Belege, die im Fahrzeug liegen bleiben
- Auslandseinsätze erzeugen Rechnungen mit ausländischer Umsatzsteuer, die in der deutschen Voranmeldung nichts zu suchen hat
- Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit ist die Regel – die Zuschläge gehören in die Lohnabrechnung, nicht in die Belegablage
- Verbrauchsmaterial, Kabel und Ersatzteile werden unterwegs im Baumarkt bar gekauft
- Zwischen Aufbau und Abbau bleibt keine Minute, um Belege zu sortieren
Was der Agent dir abnimmt
Er arbeitet von deinen Bankbuchungen aus und meldet sich per Telegram nur, wenn er selbst nicht weiterkommt.
Subrent und Fremdleistung zugeordnet
Rechnungen für zugemietetes Equipment und Subunternehmer werden der Zahlung zugeordnet, auch wenn sie erst Wochen nach der Produktion eintreffen – der Agent hält die offene Buchung so lange nach.
Belege aus dem Fahrzeug
Maut, Diesel, Parken und Baumarkt-Bons fotografierst du in den Telegram-Chat; der Agent liest sie aus und hängt sie an die passende Abbuchung.
Auslandsrechnungen vollständig
Rechnungen mit ausländischer Umsatzsteuer werden vollständig und lesbar abgelegt, damit deine Kanzlei sie im Vorsteuervergütungsverfahren geltend machen kann.
Reisekosten je Produktion
Anreise, Übernachtung und Verpflegungsmehraufwand der Crew beschreibst du im Chat – daraus entsteht die Reisekostenabrechnung, ohne Formular.
Monats-ZIP für die Kanzlei
CSV mit Buchungen plus alle PDFs, DATEV-ready, per login-freiem Link – die Kanzlei braucht kein eigenes Konto.
So läuft ein Monat mit belege.ai
Einmal verbinden, dann arbeitet der Agent jede Buchung ab – du bestätigst nur noch, was er nicht selbst klären kann.
- 1
Konto und Postfach verbinden
Geschäftskonto per Open Banking oder CSV, dazu Gmail, Outlook oder IMAP. Lexware Office oder sevDesk kommen auf Wunsch dazu.
- 2
Der Agent arbeitet jede Buchung ab
Er sucht den Beleg im Postfach, holt ihn per Browser-Agent aus dem Portal oder fragt per Telegram – nur, wenn er selbst nicht weiterkommt.
- 3
Die Kanzlei bekommt den Monat
DATEV-fertig als Monats-ZIP per login-freiem Link oder direkt übertragen in deine Buchhaltung.
Funktioniert mit dem, was du schon nutzt
Die Listen sind Beispiele – der Agent geht von deinen Bankbuchungen aus, egal bei welchem Anbieter der Beleg liegt.
Technik, Werkzeug & Verbrauchsmaterial
- Thomann
- Adam Hall
- Contorion
- Manutan
Transport, Sprit & Reise
- SIXT
- Europcar
- Aral
- Shell
- TotalEnergies
- Deutsche Bahn
- Booking.com
Portale mit Login – Browser-Agent
- Verleih- und Subrent-Portale
- Eventbrite
- Telekom Geschäftskunden
Banken & Karten
- Sparkasse
- Volksbank
- ING
- N26
- American Express
- jede weitere per CSV
E-Mail-Postfächer
- Gmail
- Outlook / Microsoft 365
- IMAP
Buchhaltung – Import & Export
- Lexware Office
- sevDesk
- DATEV
Häufige Fragen
Rechnet belege.ai Nacht- und Feiertagszuschläge ab?
Nein. Steuerfreie Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit nach § 3b EStG laufen über die Lohnabrechnung; das macht dein Lohnbüro oder deine Steuerkanzlei. belege.ai fasst die Lohnabrechnung nicht an und sorgt stattdessen dafür, dass zu jeder anderen Kontobewegung der Beleg vorliegt.
Was passiert mit Rechnungen aus Auslandseinsätzen?
Sie werden wie jeder andere Beleg beschafft und der Zahlung zugeordnet. Ausländische Umsatzsteuer holt man sich nicht über die Voranmeldung, sondern über das Vorsteuervergütungsverfahren zurück; der Antrag für Vorsteuer aus EU-Mitgliedstaaten ist bis zum 30. September des Folgejahres beim Bundeszentralamt für Steuern zu stellen. Die Antragstellung übernimmt deine Kanzlei – belege.ai liefert die vollständigen Originalrechnungen dafür.
Subunternehmer-Rechnungen kommen immer zu spät – was macht der Agent?
Die Buchung bleibt als offen sichtbar, bis der Beleg da ist. Der Agent sucht gezielt danach und fragt bei Bedarf über Telegram nach, statt die Zahlung stillschweigend ohne Nachweis stehen zu lassen.
Wir arbeiten fast nur mit Papierbelegen – funktioniert das?
Ja. Bons fotografierst du im Telegram-Chat, einzeln oder im Stapel; der Agent liest sie aus, ordnet sie zu und ergänzt sie um die Rechnungen, die digital auffindbar sind.
Was kostet belege.ai?
Jedes Konto startet kostenlos, ohne Kreditkarte. Danach 19 €/Monat (Essential, 40 Belege), 39 €/Monat (Plus, 60 Belege), 59 €/Monat (Growth, 100 Belege), 99 €/Monat (Professional, 200 Belege) oder 199 €/Monat (Advanced, 500 Belege) statt pro Nutzer.
Bereit in 2 Minuten
Starte mit einem kostenlosen Konto – ohne Kreditkarte. Der Agent zeigt dir sofort, wo in deinem Geschäft Belege fehlen.
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