BranchenGroßhandel & B2B-Distribution

Belege im Großhandel – wenn Zahlung und Rechnung auseinandergehen

Kunden ziehen Skonto, Fracht kommt getrennt von der Ware, Boni erscheinen als Gutschrift: Im Großhandel passt der Zahlungsbetrag selten exakt zur Rechnung. belege.ai findet trotzdem den richtigen Beleg.

Kostenlos starten So läuft ein Monat

10 gefundene Belege gratis · ohne Kreditkarte

Beispieldaten, Name und Beträge erfunden. Ausgangspunkt ist jede Buchung des Monats, nicht ein Upload.

belege.ai automatisiert die Belegarbeit im Großhandel und in der B2B-Distribution: Der Agent geht von jeder Bankbewegung aus und findet den passenden Beleg, auch wenn Zahlung und Rechnungsbetrag wegen Skonto, Teilzahlung oder Abzügen auseinandergehen. Speditions-, Fracht- und Lagerrechnungen sowie Einfuhr- und Zolldokumente werden aus Postfach oder Portal beschafft und der zugehörigen Zahlung zugeordnet. Zahlt ein Kunde eine ältere Rechnung, findet der Agent die passende Ausgangsrechnung in der angebundenen Buchhaltung – etwa Lexware Office, sevDesk oder easybill. Am Monatsende steht ein DATEV-fertiges Paket für die Kanzlei.

Kommt dir das bekannt vor?

So sieht der Monatsabschluss ohne Agent aus – Beleg für Beleg von Hand.

  • Kunden ziehen Skonto: Der Zahlungseingang passt nie exakt zum Rechnungsbetrag
  • Importe bringen Einfuhr- und Zolldokumente – der Beleg ist der Bescheid, nicht die Lieferantenrechnung
  • Innergemeinschaftliche Erwerbe und Lieferungen brauchen vollständige Rechnungen und Nachweise, nicht nur eine Buchung
  • Speditions-, Fracht- und Lagerkosten kommen getrennt von der Warenrechnung, oft von mehreren Dienstleistern
  • Boni, Rückvergütungen und Jahresgutschriften von Lieferanten tauchen als Gutschrift auf dem Konto auf
  • Zahlungsziele und Teilzahlungen ziehen die Zuordnung über Monate

Was der Agent dir abnimmt

Er arbeitet von deinen Bankbuchungen aus und meldet sich per Telegram nur, wenn er selbst nicht weiterkommt.

  • Skonto- und Teilzahlungen zugeordnet

    Weicht der Zahlungseingang wegen Skonto oder Teilzahlung vom Rechnungsbetrag ab, findet der Agent trotzdem die richtige Rechnung und dokumentiert die Differenz.

  • Fracht- und Importbelege beschafft

    Speditionsrechnungen, Frachtabrechnungen und Einfuhrdokumente werden aus Postfach oder Portal geholt und der zugehörigen Zahlung zugeordnet.

  • Gutschriften nicht übersehen

    Boni, Rückvergütungen und Lieferantengutschriften erscheinen als Gutschrift auf dem Konto – der Agent sucht die zugehörige Abrechnung, statt die Buchung offen zu lassen.

  • Ausgangsrechnungen wiedergefunden

    Zahlt ein Kunde eine Rechnung aus dem Frühjahr, findet der Agent die passende Ausgangsrechnung in der angebundenen Buchhaltung – nach Nummer, Kunde, Betrag oder Datum, auch Monate später.

  • Monats-ZIP für die Kanzlei

    CSV mit Buchungen plus alle PDFs, DATEV-ready, per login-freiem Link – die Kanzlei braucht kein eigenes Konto.

Beispiel-Chat zur offenen Buchung aus dem Monat oben

So läuft ein Monat mit belege.ai

Einmal verbinden, dann arbeitet der Agent jede Buchung ab – du bestätigst nur noch, was er nicht selbst klären kann.

  1. 1

    Konto und Postfach verbinden

    Geschäftskonto per Open Banking oder CSV, dazu Gmail, Outlook oder IMAP. Lexware Office oder sevDesk kommen auf Wunsch dazu.

  2. 2

    Der Agent arbeitet jede Buchung ab

    Er sucht den Beleg im Postfach, holt ihn per Browser-Agent aus dem Portal oder fragt per Telegram – nur, wenn er selbst nicht weiterkommt.

  3. 3

    Die Kanzlei bekommt den Monat

    DATEV-fertig als Monats-ZIP per login-freiem Link oder direkt übertragen in deine Buchhaltung.

Funktioniert mit dem, was du schon nutzt

Die Listen sind Beispiele – der Agent geht von deinen Bankbuchungen aus, egal bei welchem Anbieter der Beleg liegt.

Buchhaltung – Import & Export

  • Lexware Office
  • sevDesk
  • easybill
  • DATEV
  • ADDISON Direkt

Zahlung & Karten

  • Stripe
  • PayPal
  • Mollie
  • American Express

Portale mit Login – Browser-Agent

  • Lieferanten- und Bestellportale
  • Speditions- und Frachtportale
  • DHL
  • UPS

Banken & Karten

  • Sparkasse
  • Volksbank
  • ING
  • Qonto
  • Revolut
  • jede weitere per CSV

E-Mail-Postfächer

  • Gmail
  • Outlook / Microsoft 365
  • IMAP

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Häufige Fragen

Kunden ziehen Skonto – kommt ihr damit klar?

Ja. Der Agent sucht nicht nach dem exakten Betrag, sondern nach der passenden Rechnung: Skontoabzüge, Teilzahlungen und Gebührenabzüge führen dazu, dass Zahlung und Rechnung auseinandergehen; die Differenz wird dokumentiert statt verschluckt.

Findet ihr auch unsere Ausgangsrechnungen wieder?

Ja, wenn deine Rechnungen in einem angebundenen System liegen – etwa Lexware Office, sevDesk oder easybill. Zu einer Kundenzahlung sucht der Agent die passende Ausgangsrechnung nach Nummer, Kunde, Betrag oder Datum und legt sie als Beleg ab.

Ersetzt belege.ai unser ERP oder Warenwirtschaftssystem?

Nein. belege.ai ist die Beleg-Beschaffungsschicht davor: Wir liefern die fehlenden Belege zu den Bankbewegungen und das DATEV-fertige Monats-Paket – ERP, Warenwirtschaft und Rechnungsstellung bleiben, wie sie sind.

Was kostet belege.ai?

Jedes Konto startet kostenlos, ohne Kreditkarte. Danach 19 €/Monat (Essential, 40 Belege), 39 €/Monat (Plus, 60 Belege), 59 €/Monat (Growth, 100 Belege), 99 €/Monat (Professional, 200 Belege) oder 199 €/Monat (Advanced, 500 Belege) statt pro Nutzer.

Bereit in 2 Minuten

Starte mit einem kostenlosen Konto – ohne Kreditkarte. Der Agent zeigt dir sofort, wo in deinem Geschäft Belege fehlen.

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