BranchenFahrschulen

Belege in der Fahrschule – Fahrzeuge, Lizenzen, Gebühren

Mehrere Schulfahrzeuge mit Leasingrate, Sprit, Reifen und Werkstatt, Lernsystem-Lizenzen je Schüler, verauslagte Prüfgebühren und Ratenzahlungen: belege.ai sorgt dafür, dass zu jeder Buchung der Beleg vorliegt.

Kostenlos starten So läuft ein Monat

10 gefundene Belege gratis · ohne Kreditkarte

Beispieldaten, Name und Beträge erfunden. Ausgangspunkt ist jede Buchung des Monats, nicht ein Upload.

belege.ai automatisiert die vorbereitende Buchführung für Fahrschulen: Der Agent erkennt jede Buchung auf dem Geschäftskonto und beschafft den passenden Beleg – Tank-, Werkstatt- und Reifenrechnungen je Fahrzeug, Sammelrechnungen der Lehrmittelverlage für Theorie-Lernsysteme, Abos für Fahrschulverwaltung und Terminsoftware, Rechnungen für Fahrlehrer-Fortbildungen. Beleglose Buchungen wie Leasingraten, Kfz-Versicherung und Kammerbeiträge erkennt er als solche. Verauslagte Prüfgebühren bekommen ihren Nachweis zur Zahlung; ob sie als durchlaufender Posten zu behandeln sind, entscheidet deine Kanzlei. Am Monatsende steht ein DATEV-fertiges Paket.

Kommt dir das bekannt vor?

So sieht der Monatsabschluss ohne Agent aus – Beleg für Beleg von Hand.

  • Mehrere Schulfahrzeuge, jedes mit Leasingrate, Versicherung, Sprit, Reifen und Werkstatt
  • Prüfgebühren werden für die Fahrschüler verauslagt und weiterberechnet – Zahlungsströme, die keine eigene Betriebsausgabe sind
  • Theorie-Lernsysteme rechnen je Schüler ab; die Sammelrechnung des Verlags passt zu keiner einzelnen Zahlung
  • Fahrschüler zahlen in Raten, bar und per Karte – die Zuordnung zieht sich über Monate
  • Fahrschulverwaltung, Terminsoftware und Kartenterminal buchen monatlich ab
  • Fahrlehrer-Fortbildungen und Lizenzen laufen jährlich – die Rechnung findet am Jahresende niemand

Was der Agent dir abnimmt

Er arbeitet von deinen Bankbuchungen aus und meldet sich per Telegram nur, wenn er selbst nicht weiterkommt.

  • Fahrzeugkosten je Fahrzeug belegt

    Tank-, Werkstatt- und Reifenrechnungen werden der jeweiligen Abbuchung zugeordnet, sodass sich die Kosten je Schulfahrzeug nachvollziehen lassen.

  • Verlagsrechnungen aus dem Portal

    Sammelrechnungen der Lehrmittelverlage holt der Agent aus Postfach oder Portal und ordnet sie der Lastschrift zu.

  • Barzahlungen dokumentiert

    Quittungen für Bar- und Ratenzahlungen fotografierst du im Telegram-Chat; der Agent liest sie aus und legt sie ab.

  • Beleglose Buchungen erkannt

    Leasingraten, Kfz-Versicherung und Kammerbeiträge erkennt der Agent nach einmaligem Anlernen als beleglos und hakt sie automatisch ab.

  • Monats-ZIP für die Kanzlei

    CSV mit Buchungen plus alle PDFs, DATEV-ready, per login-freiem Link – die Kanzlei braucht kein eigenes Konto.

Beispiel-Chat zur offenen Buchung aus dem Monat oben

So läuft ein Monat mit belege.ai

Einmal verbinden, dann arbeitet der Agent jede Buchung ab – du bestätigst nur noch, was er nicht selbst klären kann.

  1. 1

    Konto und Postfach verbinden

    Geschäftskonto per Open Banking oder CSV, dazu Gmail, Outlook oder IMAP. Lexware Office oder sevDesk kommen auf Wunsch dazu.

  2. 2

    Der Agent arbeitet jede Buchung ab

    Er sucht den Beleg im Postfach, holt ihn per Browser-Agent aus dem Portal oder fragt per Telegram – nur, wenn er selbst nicht weiterkommt.

  3. 3

    Die Kanzlei bekommt den Monat

    DATEV-fertig als Monats-ZIP per login-freiem Link oder direkt übertragen in deine Buchhaltung.

Funktioniert mit dem, was du schon nutzt

Die Listen sind Beispiele – der Agent geht von deinen Bankbuchungen aus, egal bei welchem Anbieter der Beleg liegt.

Tanken & Tankkarten

  • Aral
  • Shell
  • Esso
  • JET
  • TotalEnergies
  • DKV Mobility

Ladestrom – Browser-Agent

  • EnBW mobility+
  • IONITY
  • Shell Recharge
  • Tesla Supercharger

Kartenterminal & Kasse

  • SumUp
  • Zettle
  • CCV
  • ready2order

Portale mit Login – Browser-Agent

  • Lehrmittelverlage
  • Fahrschulverwaltungs-Portale
  • Telekom Geschäftskunden

Banken & Karten

  • Sparkasse
  • Volksbank
  • ING
  • N26
  • jede weitere per CSV

Buchhaltung – Import & Export

  • Lexware Office
  • sevDesk
  • DATEV

Alle Integrationen ansehen

Häufige Fragen

Prüfgebühren laufen nur durch – wie behandelt ihr das?

Der Agent sorgt dafür, dass zu jeder Zahlung der Nachweis vorliegt, auch bei verauslagten Gebühren. Ob eine Position als durchlaufender Posten zu behandeln ist, entscheidet deine Buchhaltung bzw. deine Kanzlei.

Ersetzt belege.ai meine Fahrschulverwaltung?

Nein. Fahrschulverwaltung, Kasse und TSE bleiben unberührt. belege.ai sammelt die Belege zu deinen Bankbewegungen ein und liefert das DATEV-fertige Monats-Paket.

Wir haben Bar- und Kartenzahlungen gemischt – geht das?

Ja. belege.ai arbeitet von den Bankbewegungen aus; Barbelege schickst du als Foto in den Telegram-Chat. Der Kassenabschluss bleibt dort, wo du ihn heute führst.

Was kostet belege.ai?

Jedes Konto startet kostenlos, ohne Kreditkarte. Danach 19 €/Monat (Essential, 40 Belege), 39 €/Monat (Plus, 60 Belege), 59 €/Monat (Growth, 100 Belege), 99 €/Monat (Professional, 200 Belege) oder 199 €/Monat (Advanced, 500 Belege) statt pro Nutzer.

Bereit in 2 Minuten

Starte mit einem kostenlosen Konto – ohne Kreditkarte. Der Agent zeigt dir sofort, wo in deinem Geschäft Belege fehlen.

Jetzt kostenlos starten